Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – Anforderungen sicher umsetzen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es schützt Personen, die im beruflichen Kontext Informationen über Rechtsverstöße in Unternehmen oder Behörden melden. Ziel des Gesetzes ist es, diese sogenannten Hinweisgebenden (Whistleblower) vor beruflichen Nachteilen wie einer Kündigung oder anderen Repressalien zu bewahren und sichere Meldewege zu etablieren.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet grundsätzlich alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten, eine interne Meldestelle einzurichten. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden galt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Firmen im Finanzdienstleistungssektor müssen sogar unabhängig von ihrer Größe eine Meldestelle betreiben. Kleinere Unternehmen sind nicht zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet, die Schutzvorschriften für Hinweisgebende gelten aber dennoch.

Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, die Meldungen vertraulich entgegennimmt. Diese Meldestelle kann durch eigene Mitarbeitende oder einen externen Dritten, wie eine Ombudsperson, besetzt sein. Sie muss Meldungen in mündlicher oder schriftlicher Form ermöglichen, den Eingang bestätigen, den Sachverhalt prüfen und die hinweisgebende Person über die ergriffenen Folgemaßnahmen informieren.

Als hinweisgebende Person (oder Whistleblower) gilt jede natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Der Personenkreis ist sehr weit gefasst und umfasst nicht nur aktuelle und ehemalige Beschäftigte, sondern auch Bewerber:innen, Praktikant:innen, Leiharbeitnehmende und Selbstständige. Auch Lieferanten, Anteilseigner oder Personen in Leitungsgremien können unter den Schutz des Gesetzes fallen.

Gegenstand einer Meldung können vielfältige Rechtsverstöße sein, die im beruflichen Kontext bekannt werden. Dazu zählen insbesondere alle Straftaten wie Korruption oder Betrug sowie bußgeldbewehrte Verstöße, wenn sie dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder den Rechten von Beschäftigten dienen. Außerdem umfasst der Anwendungsbereich spezifische Rechtsgebiete wie Datenschutz, Umweltschutz, Produktsicherheit und Geldwäsche.

Das Gesetz verbietet jegliche Form von Repressalien, also berufliche Benachteiligungen, gegen hinweisgebende Personen. Dazu zählen beispielsweise Kündigungen, Abmahnungen, Versagung von Beförderungen oder Mobbing. Eine Besonderheit ist die Beweislastumkehr: Erleidet eine Person nach einer Meldung Nachteile, wird vermutet, dass es sich um eine verbotene Repressalie handelt. Das Unternehmen muss dann das Gegenteil beweisen.

Die interne Meldestelle ist direkt beim Unternehmen oder der Organisation eingerichtet, kann aber auch von einem externen Dienstleister betrieben werden. Die externe Meldestelle ist eine staatliche, behördliche Anlaufstelle, wie die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Hinweisgebende Personen haben grundsätzlich die freie Wahl, ob sie sich an die interne oder eine externe Meldestelle wenden.

Nach Eingang einer Meldung gelten für die interne Meldestelle klare Fristen. Der Eingang der Meldung muss spätestens innerhalb von sieben Tagen gegenüber der hinweisgebenden Person bestätigt werden. Spätestens nach drei Monaten muss die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe dafür erhalten.

Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden. Allein das Nicht-Einrichten einer internen Meldestelle kann ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro nach sich ziehen. Das Behindern von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien oder die Verletzung der Vertraulichkeit kann mit bis zu 50.000 Euro bestraft werden. Für juristische Personen kann sich dieser Betrag unter Umständen verzehnfachen.

Unternehmen sind nicht gesetzlich verpflichtet, ihre internen Meldekanäle so zu gestalten, dass sie anonyme Meldungen ermöglichen. Das Gesetz legt jedoch fest, dass interne Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten „sollten“. Entscheidet sich ein Unternehmen gegen die Annahme anonymer Meldungen, können sich Hinweisgebende, die anonym bleiben möchten, stattdessen an eine externe, staatliche Meldestelle wenden.