Lohn- und Gehaltsabrechnung – Aufbauwissen und Spezialfälle

Der Unterschied liegt in der Berechnungsgrundlage: Gehalt ist ein festes Monatsentgelt, das unabhängig von den geleisteten Stunden gezahlt wird. Lohn hingegen basiert auf der tatsächlich gearbeiteten Zeit oder Stückzahl und kann daher monatlich variieren. Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, ist die korrekte Unterscheidung für die Entgeltabrechnung und die Vertragsgestaltung von großer Bedeutung.

Ein geldwerter Vorteil ist eine Sachleistung des Arbeitgebers, die nicht als Geld ausgezahlt wird, wie zum Beispiel ein Dienstwagen oder Mitarbeiterrabatte. Dieser Vorteil ist Teil des steuer- und sozialversicherungspflichtigen Einkommens. Die Berechnung erfolgt entweder pauschal, wie bei der 1-%-Regelung für Firmenwagen, oder anhand des tatsächlichen Werts der Sachleistung, wobei bestimmte Freigrenzen und Freibeträge zu beachten sind.

Für Mitarbeitende gibt es steuerfreie Zuschläge, die für Arbeit zu besonderen Zeiten gezahlt werden. Dazu gehören vor allem Zuschläge für Sonntagsarbeit (bis 50 %), Feiertagsarbeit (bis 125 % bzw. 150 %) und Nachtarbeit (bis 25 % bzw. 40 %). Diese sind nur dann steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn für tatsächlich geleistete Stunden gezahlt und die gesetzlichen Prozentsätze nicht überschritten werden.

Die Märzklausel regelt die sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Einmalzahlungen wie Boni, die zwischen dem 1. Januar und 31. März fließen. Wird durch die Sonderzahlung die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des laufenden Jahres überschritten, muss sie beitragsrechtlich dem Vorjahr zugeordnet werden, sofern der:die Beschäftigte dort schon angestellt war. Dies soll verhindern, dass die Beitragspflicht durch eine geschickte Auszahlung zu Jahresbeginn umgangen wird.

Ein auch privat genutzter Dienstwagen muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dafür gibt es zwei Methoden: die pauschale 1-%-Regelung, bei der monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als Einkommen angesetzt wird, oder die individuelle Fahrtenbuchmethode. Beim Fahrtenbuch wird der exakte private Nutzungsanteil ermittelt, was bei geringer Privatnutzung steuerlich vorteilhafter sein kann.

Bei der Abrechnung von Werkstudent:innen gilt das Werkstudentenprivileg, wodurch sie in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei sind. Voraussetzung ist, dass die Arbeitszeit während der Vorlesungszeit 20 Stunden pro Woche nicht überschreitet. Lediglich Beiträge zur Rentenversicherung fallen an. Arbeitgeber müssen den Studierendenstatus regelmäßig prüfen und die Arbeitszeiten genau dokumentieren.

Abfindungen sind als Entschädigung für den Verlust des Arbeitsplatzes sozialversicherungsfrei, aber in voller Höhe einkommensteuerpflichtig. Um die Steuerprogression abzumildern, kann die sogenannte Fünftelregelung angewendet werden. Dabei wird die Steuer so berechnet, als würde die Abfindung gleichmäßig auf fünf Jahre verteilt, was meist zu einer geringeren Steuerlast führt. Seit 2025 wird diese Regelung in der Regel nur noch über die Steuererklärung berücksichtigt.

Weihnachtsgeld wird als „sonstiger Bezug“ abgerechnet und ist sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig. Die Lohnsteuer wird nach einer besonderen Berechnungsmethode ermittelt, um eine zu hohe Belastung im Auszahlungsmonat zu vermeiden. In der Sozialversicherung ist die Zahlung beitragspflichtig, solange die jährliche Beitragsbemessungsgrenze noch nicht erreicht ist, was eine gesonderte Prüfung erfordert.

Während der Mutterschutzfristen erhält die Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse. Übersteigt ihr durchschnittliches Nettoentgelt diesen Betrag, muss der Arbeitgeber die Differenz als Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zahlen. Dieser Zuschuss ist für die Mitarbeiterin steuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt. Die Aufwendungen kann sich der Arbeitgeber über das U2-Umlageverfahren von der Krankenkasse erstatten lassen.

Prüfer:innen konzentrieren sich auf typische Fehlerquellen mit hohem Nachzahlungspotenzial. Besondere Aufmerksamkeit gilt der korrekten Versteuerung von geldwerten Vorteilen (z.B. Dienstwagen), der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Aushilfen und Minijobbern sowie der Einhaltung der Voraussetzungen für steuerfreie Zuschläge und Reisekosten. Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Vorgänge ist entscheidend.