Lohn- und Gehaltsabrechnung – Grundlagen

Der Hauptunterschied liegt in der Berechnungsgrundlage und dem Abrechnungszeitraum. Ein Gehalt ist ein festes monatliches Entgelt, das unabhängig von den geleisteten Stunden gezahlt wird, was typisch für Angestellte ist. Lohn hingegen wird auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden oder produzierter Stückzahlen berechnet und kann daher monatlich variieren, was oft bei gewerblichen Mitarbeitenden der Fall ist.

Das Bruttogehalt ist das vertraglich vereinbarte Entgelt vor jeglichen Abzügen. Das Nettogehalt ist der Betrag, der nach Abzug aller gesetzlichen Steuern (wie Lohnsteuer) und Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) tatsächlich an die beschäftigte Person ausgezahlt wird. Das Bruttoeinkommen ist also immer höher als das Nettoeinkommen.

In Deutschland gibt es sechs Lohnsteuerklassen (I-VI), die sich hauptsächlich nach dem Familienstand richten. Steuerklasse I gilt für Ledige, II für Alleinerziehende. Verheiratete können zwischen den Kombinationen III/V oder IV/IV wählen. Steuerklasse VI kommt bei einem zweiten oder weiteren Arbeitsverhältnis zur Anwendung. Die Steuerklasse beeinflusst die Höhe des monatlichen Lohnsteuerabzugs.

Die Sozialversicherungsbeiträge finanzieren die gesetzliche Sozialversicherung und bestehen aus vier Hauptpfeilern. Dazu gehören die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Diese Beiträge werden in der Regel je zur Hälfte von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden getragen, wobei der Arbeitnehmeranteil direkt vom Bruttogehalt einbehalten wird.

Das Nettoentgelt ergibt sich, indem vom Bruttogehalt die gesetzlichen Abzüge subtrahiert werden. Zuerst werden die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer abgezogen. Anschließend werden die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) abgezogen. Der verbleibende Betrag ist das Nettoentgelt, das zur Auszahlung kommt.

Die private Nutzung eines Firmenwagens stellt einen geldwerten Vorteil dar, der als zusätzliches Einkommen versteuert werden muss. Dafür gibt es zwei Methoden: die pauschale 1-Prozent-Regelung oder die Führung eines Fahrtenbuchs. Bei der 1-Prozent-Regelung wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum steuerpflichtigen Bruttogehalt addiert.

Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld sind steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie werden als „sonstiger Bezug“ behandelt und anders als das laufende Gehalt nach einer Jahreslohnsteuertabelle besteuert. In der Sozialversicherung werden sie dem Monat der Auszahlung zugeordnet und sind beitragspflichtig, solange die jährliche Beitragsbemessungsgrenze nicht überschritten wird.

Bei einem Minijob müssen Arbeitgebende Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie eine Pauschalsteuer an die Minijob-Zentrale abführen. Die Verdienstgrenze darf nicht regelmäßig überschritten werden. Obwohl für Minijobbende meist nur ein kleiner Rentenversicherungsbeitrag anfällt, haben sie Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung, die alle Bestandteile transparent ausweist.

Die ELStAM sind die Daten, die für den korrekten Lohnsteuerabzug benötigt und von der Finanzverwaltung elektronisch bereitgestellt werden. Sie ersetzen die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier und umfassen Merkmale wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuerzugehörigkeit. Arbeitgebende rufen diese Daten mit der Steuer-ID und dem Geburtsdatum der beschäftigten Person digital ab.

Arbeitnehmende haben bei einer unverschuldeten Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgebenden. Dieser Anspruch besteht für bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) in voller Höhe des üblichen Gehalts. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis bereits seit mindestens vier Wochen besteht und die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich gemeldet sowie ärztlich nachgewiesen wird.