Erfolgreich im Einkauf – Grundlagen

Die Hauptaufgaben des Einkaufs umfassen die bedarfs-, termin- und qualitätsgerechte sowie kostengünstige Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen. Dazu gehören strategische Tätigkeiten wie Marktanalysen und die Auswahl von Lieferant:innen ebenso wie operative Aufgaben, beispielsweise Bestellungen auszulösen und Liefertermine zu überwachen. Ziel ist es, die Versorgung des Unternehmens sicherzustellen und gleichzeitig die Kosten zu optimieren.

Der strategische Einkauf stellt die langfristigen Weichen, während der operative Einkauf das Tagesgeschäft abwickelt. Strategische Aufgaben sind die Analyse von Beschaffungsmärkten, die Auswahl von Lieferant:innen und das Verhandeln von Rahmenverträgen, um langfristige Wettbewerbsvorteile zu sichern. Der operative Bereich kümmert sich hingegen um Bestellungen, die Überwachung von Lieferungen und die Rechnungsprüfung.

Das Hauptziel des Einkaufs ist die Sicherstellung der Versorgung mit den benötigten Gütern und Dienstleistungen zu den geringstmöglichen Gesamtkosten (Total Cost of Ownership). Weitere zentrale Ziele sind die Gewährleistung hoher Qualität, Liefertreue und die Förderung von Innovationen durch die Zusammenarbeit mit leistungsfähigen Lieferant:innen. Zunehmend werden auch Nachhaltigkeit und die Minimierung von Risiken in der Lieferkette zu wichtigen Zielen des Einkaufs.

Der Beschaffungsprozess, auch Procure-to-Pay (P2P) genannt, beschreibt alle Schritte von der Bedarfsfeststellung bis zur Bezahlung der Lieferant:innen. Er beginnt mit einer Bedarfsanforderung, gefolgt von der Angebotseinholung, der Auswahl von Lieferant:innen und der Bestellung. Nach dem Wareneingang und dessen Prüfung wird die Rechnung kontrolliert und schliesslich bezahlt, was durch digitale Systeme oft effizienter und transparenter gestaltet wird.

Die wichtigsten Kennzahlen (KPIs) im Einkauf messen die Leistung in den Bereichen Kosten, Qualität und Effizienz. Zu den zentralen KPIs gehören erzielte Einsparungen, die Liefertreue der Lieferant:innen, die Reklamationsquote und die Prozesskosten pro Bestellung. Auch das Einkaufsvolumen oder die sogenannte Maverick-Buying-Quote sind relevant. Diese Zahlen machen die Leistung des Einkaufs messbar und helfen, strategische Ziele zu steuern.

Die ABC-Analyse klassifiziert Einkaufsgüter oder Lieferant:innen nach ihrem Wertanteil, um den Steuerungsaufwand zu priorisieren. A-Teile oder A-Lieferant:innen haben einen hohen Wertanteil bei geringem Mengenanteil, B-Teile liegen im Mittelfeld, und C-Teile haben einen geringen Wert bei hohem Mengenanteil. Diese Einteilung nach dem Pareto-Prinzip ermöglicht es dem Einkauf, Ressourcen gezielt auf die strategisch wichtigsten Positionen zu konzentrieren.

Total Cost of Ownership (TCO) ist eine Berechnungsmethode, die alle Kosten einer Anschaffung über deren gesamten Lebenszyklus erfasst, nicht nur den Kaufpreis. Dazu zählen neben den Anschaffungskosten auch Kosten für Nutzung, Wartung, Reparaturen und die spätere Entsorgung. Der TCO-Ansatz ermöglicht eine ganzheitlichere und wirtschaftlich fundiertere Kaufentscheidung, da er auch versteckte Kosten transparent und vergleichbar macht.

Unter Lieferantenmanagement (Supplier Relationship Management, SRM) versteht man die systematische Gestaltung und Steuerung der Beziehungen zu den Lieferant:innen. Ziel ist es, strategische Partnerschaften mit Schlüssellieferant:innen aufzubauen, um deren Leistung zu verbessern, Innovationen zu fördern und Risiken zu minimieren. Zu den Aktivitäten gehören die Bewertung, Entwicklung und Integration von Lieferant:innen in die eigenen Geschäftsprozesse, um gegenseitigen Mehrwert zu schaffen.

Die Digitalisierung automatisiert und optimiert Einkaufsprozesse, wodurch diese schneller, transparenter und kostengünstiger werden. Technologien wie E-Procurement-Plattformen vereinfachen Bestellvorgänge, während Künstliche Intelligenz (KI) bei Marktanalysen und der Risikobewertung unterstützt. Dadurch können sich Mitarbeitende im Einkauf stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt repetitive, operative Tätigkeiten auszuführen, was den strategischen Wert des Einkaufs steigert.

Nachhaltigkeit in der Lieferkette ist entscheidend, weil sie ökologische und soziale Risiken minimiert und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens stärkt. Es geht darum, Umweltstandards, faire Arbeitsbedingungen und ethische Grundsätze bei der Auswahl von Lieferant:innen und Materialien zu berücksichtigen. Eine nachhaltige Lieferkette erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben und die Erwartungen von Kund:innen, sondern steigert auch die Reputation und sichert den langfristigen Unternehmenserfolg.