Multiprojektmanagement – Projekte, Programme und Portfolios steuern

Multiprojektmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit. Es schafft Transparenz über alle laufenden Vorhaben und stellt sicher, dass diese gemeinsam zum Unternehmenserfolg beitragen. Ziel ist es, Abhängigkeiten zu managen, Ressourcen optimal einzusetzen und Zielkonflikte frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Ein Projekt hat einen klaren Anfang sowie ein Ende, ein Programm bündelt mehrere inhaltlich zusammengehörige Projekte und ein Portfolio umfasst alle Projekte und Programme einer Organisation. Während das Projektmanagement sich auf die operative Umsetzung konzentriert, steuert das Programmmanagement übergreifende Ziele. Das strategische Portfoliomanagement richtet die gesamte Projektlandschaft auf die Unternehmensziele aus und entscheidet, welche Projekte gestartet werden.

Hauptziel des Multiprojektmanagements ist es, die Gesamtheit aller Projekte optimal auf die Unternehmensstrategie auszurichten und den maximalen Nutzen zu erzielen. Weitere zentrale Ziele sind die Schaffung von Transparenz, die effiziente Nutzung knapper Ressourcen wie Personal und Budget sowie die Minimierung von Risiken und Konflikten zwischen den Projekten. Es sorgt für eine fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management.

Typische Herausforderungen sind Ressourcenkonflikte, unklare Prioritäten, mangelnde Transparenz über die Projektlandschaft und die Konkurrenz der Projekte um Budgets und Aufmerksamkeit. Oft fehlen übergreifende Standards und eine zentrale Steuerung, was zu ineffizienter Planung und Zielkonflikten führt. Die Koordination zwischen den Projektteams und der Linienorganisation ist ebenfalls eine häufige Schwierigkeit, die es zu bewältigen gilt.

Projekte werden priorisiert, indem sie anhand von Kriterien bewertet werden, die sich aus der Unternehmensstrategie ableiten. Gängige Methoden sind Scoring-Modelle, bei denen Kriterien wie strategischer Beitrag, Wirtschaftlichkeit, Risiko und Ressourceneinsatz mit Punkten bewertet werden. Dies schafft eine objektive Rangfolge und hilft dem Management, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Vorhaben umgesetzt, verschoben oder gestoppt werden.

Übergreifendes Ressourcenmanagement funktioniert durch eine zentrale Erfassung und Planung des Bedarfs und der Verfügbarkeit aller Mitarbeitenden über alle Projekte hinweg. Es identifiziert Engpässe sowie Überlastungen frühzeitig und ermöglicht eine faire Verteilung der Kapazitäten auf Basis von Prioritäten. Ziel ist es, die Auslastung der Teams zu optimieren und sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte stets mit den benötigten Fachkräften besetzt sind.

Ein Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Stelle, die Standards, Methoden und Prozesse für das Projektmanagement im Unternehmen definiert und deren Einhaltung unterstützt. Zu seinen Aufgaben gehören die operative Unterstützung der Projektleitenden, das Multiprojektcontrolling, das projektübergreifende Ressourcenmanagement sowie das Reporting an das Management. Es agiert als methodisches Gewissen und sorgt für einheitliche Prozesse und Qualität.

Wichtige Kennzahlen (KPIs) sind die Gesamtanzahl der Projekte, der aggregierte Budgetverbrauch, die Ressourcenauslastung sowie die Termintreue und der Fertigstellungsgrad des Portfolios. Diese KPIs helfen, den Zustand der gesamten Projektlandschaft auf einen Blick zu erfassen. Sie ermöglichen es, Abweichungen frühzeitig zu erkennen, die Leistung zu bewerten und fundierte Steuerungsentscheidungen für das gesamte Projektportfolio zu treffen.

Ressourcenkonflikte werden gelöst, indem eine zentrale Instanz, oft das PMO oder ein Lenkungsausschuss, auf Basis der Projektprioritäten entscheidet. Eine transparente, unternehmensweite Ressourcenplanung ist die Voraussetzung dafür. Mögliche Lösungsansätze sind die Verschiebung weniger wichtiger Projekte, die Beschaffung externer Unterstützung oder die gezielte Qualifizierung von Mitarbeitenden, um Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten zu überbrücken.

Strategisches Portfoliomanagement entscheidet, die richtigen Projekte zu machen („Do the right things“), während operatives Portfoliomanagement sicherstellt, diese Projekte richtig zu machen („Do the things right“). Die strategische Ebene befasst sich mit der Auswahl und Priorisierung von Projekten passend zur Unternehmensstrategie. Die operative Ebene steuert die laufenden Projekte, managt Abhängigkeiten und löst Ressourcenkonflikte, um die Umsetzung des beschlossenen Portfolios sicherzustellen.