MS Project für Fortgeschrittene – Projekte effizient steuern

Der kritische Pfad ist die Kette von Vorgängen, deren Gesamtdauer die frühestmögliche Fertigstellung des Projekts bestimmt. Eine Verzögerung bei einem dieser kritischen Vorgänge verschiebt unweigerlich den Endtermin des gesamten Projekts, da diese Vorgangsfolge keine Pufferzeit hat. MS Project kann diesen Pfad visuell hervorheben, damit Projektleitende die wichtigsten Aufgaben gezielt überwachen können.

Ein Basisplan ist ein gespeicherter Schnappschuss des ursprünglichen Projektplans zu einem bestimmten Zeitpunkt, der Soll-Werte für Termine, Dauer, Arbeit und Kosten festhält. Er dient als Referenzpunkt, um den tatsächlichen Projektfortschritt mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen. Durch den Soll-Ist-Vergleich können Projektmanager:innen Abweichungen frühzeitig erkennen, analysieren und die Auswirkungen von Änderungen auf das Projekt gezielt steuern.

Der Kapazitätsabgleich löst Ressourcenüberlastungen, indem er Vorgänge automatisch verschiebt oder unterbricht, bis die zugeordneten Mitarbeitenden wieder über freie Kapazitäten verfügen. MS Project analysiert dabei die Auslastung der Ressourcen und verzögert Vorgänge mit niedrigerer Priorität, ohne deren Dauer oder Arbeitsaufwand zu ändern. Diese Funktion kann manuell oder automatisch ausgeführt werden, um eine realistische Terminplanung sicherzustellen, wenn Ressourcen überbucht sind.

Die Dauer ist die Zeitspanne vom Beginn bis zum Ende eines Vorgangs, während die Arbeit den gesamten Personenaufwand darstellt, der zur Erledigung des Vorgangs erforderlich ist. Ein Vorgang kann beispielsweise eine Dauer von fünf Tagen haben, aber nur zehn Stunden Arbeit erfordern, wenn die zugeteilte Person nur zwei Stunden pro Tag daran arbeitet. Die Formel lautet: Arbeit = Dauer × Ressourceneinsatz (Zuordnungseinheiten).

Sie können mehrere Projekte zentral verwalten, indem Sie eine Masterprojekt-Datei erstellen, in die Sie einzelne Projektpläne als Teilprojekte einfügen. Dies ermöglicht eine übergreifende Ansicht aller Termine, Meilensteine und Abhängigkeiten in einem einzigen Gantt-Diagramm. In Kombination mit einem zentralen Ressourcenpool können Sie so die Auslastung und Abhängigkeiten über alle verbundenen Projekte hinweg steuern und auswerten.

Ein zentraler Ressourcenpool wird in einer separaten, leeren MS Project-Datei erstellt, in der alle verfügbaren Ressourcen mit ihren Kapazitäten und Kosten erfasst werden. Anschließend werden die einzelnen Projektdateien mit diesem Pool verknüpft, sodass alle Projekte auf dieselben Ressourcen zugreifen. Dies ermöglicht eine projektübergreifende Verwaltung der Ressourcenauslastung und hilft, Konflikte frühzeitig zu erkennen.

Die Earned-Value-Analyse (EVA) ist eine Methode zur Fortschrittskontrolle, die Plan-Kosten, Ist-Kosten und den Fertigstellungswert (Earned Value) in Beziehung setzt. Nach dem Speichern eines Basisplans berechnet MS Project Kennzahlen wie Kosten- und Zeitplanabweichungen (CV, SV) sowie Leistungsindizes (CPI, SPI). Diese Metriken bieten eine objektive Bewertung des Projektstatus und ermöglichen Prognosen über die voraussichtlichen Gesamtkosten und den Endtermin.

Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es, projektspezifische Informationen wie Statusindikatoren, Prioritäten oder interne Codes direkt an Vorgängen oder Ressourcen zu speichern. Sie werden über den Menüpunkt „Projekt“ > „Benutzerdefinierte Felder“ erstellt, indem man einen Feldtyp (z. B. Text, Zahl, Datum) wählt und es benennt. Diese Felder können dann in Ansichten, Berichten und Filtern verwendet werden, um die Projektsteuerung und das Reporting zu individualisieren.

Um Vorgänge zwischen verschiedenen Projekten zu verknüpfen, fügen Sie die Einzelprojekte zunächst in ein Masterprojekt ein. Anschließend können Sie eine Abhängigkeit erstellen, indem Sie im Vorgänger-Feld die externe Vorgangs-ID mit dem Dateinamen angeben oder die Vorgänge direkt im Gantt-Diagramm visuell verknüpfen. MS Project stellt diese externen Verknüpfungen speziell dar, um projektübergreifende Abhängigkeiten transparent zu machen.

Benutzerdefinierte Berichte und Dashboards werden über die Registerkarte „Bericht“ erstellt, wo Sie ein leeres Layout wählen oder eine Vorlage anpassen können. Sie können verschiedene Elemente wie Diagramme, Tabellen und Textfelder hinzufügen und deren Datenquelle (z. B. Vorgangs- oder Ressourcendaten) sowie Filterkriterien festlegen. So lassen sich aussagekräftige, auf die Zielgruppe zugeschnittene Auswertungen, etwa zum Projektstatus oder zur Kostensituation, gestalten.