Die digitale Personalakte – Einführung und Umsetzung

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen Personalakte aus Papier. Sie bündelt alle mitarbeiterbezogenen Dokumente und Informationen zentral in einer Software, statt in physischen Ordnern. Dies ermöglicht Personalverantwortlichen und berechtigten Personen einen schnellen, sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Daten wie Verträge, Bescheinigungen oder Gehaltsunterlagen, wodurch HR-Prozesse erheblich effizienter gestaltet werden.

Die digitalen Personalakte spart vor allem Zeit und Kosten durch effizientere und automatisierte HR-Prozesse. Dokumente sind per Volltextsuche sekundenschnell auffindbar, was den Suchaufwand minimiert. Zudem verbessert sie den Datenschutz durch klare Zugriffsberechtigungen und Protokollierung, erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff, was besonders bei mobiler Arbeit und für Führungskräfte vorteilhaft ist.

In eine digitale Personalakte gehören alle Dokumente, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Gesetzliche Vorgaben für den genauen Inhalt gibt es kaum, die Struktur ist meist unternehmensindividuell. Typische Inhalte sind:

• Personenbezogene Stammdaten und Vertragsunterlagen
• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
• Beurteilungen, Weiterbildungsnachweise und Arbeitszeugnisse
• Abmahnungen und sonstiger Schriftverkehr

Private Informationen oder ärztliche Gutachten gehören nicht hinein.

Die Einführung erfolgt als strukturiertes Projekt, das mit einer Bedarfsanalyse und Zieldefinition beginnt. Wichtige Schritte sind die Auswahl einer passenden Software, die Definition einer Aktenstruktur sowie eines Berechtigungskonzepts und die Planung der Digitalisierung von Altakten. Entscheidend für den Erfolg sind die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, die Klärung rechtlicher Fragen und eine transparente Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden.

Die zentralen rechtlichen Anforderungen ergeben sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese regeln die rechtmäßige Verarbeitung von Personaldaten, was Zweckbindung, Datensparsamkeit und ein Löschkonzept umfasst. Zudem müssen für steuerlich relevante Dokumente die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) für eine revisionssichere Archivierung eingehalten und gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden.

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte; die Fristen variieren je nach Dokumentenart. Steuerrelevante Unterlagen wie Lohnabrechnungen müssen beispielsweise sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden. Für andere Dokumente gelten kürzere Fristen, die sich oft aus Verjährungsfristen für arbeitsrechtliche Ansprüche (meist drei Jahre) ergeben. Nach Fristablauf müssen die Daten datenschutzkonform gelöscht werden.

Ja, bei der Einführung einer digitalen Personalakte hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Da solche Systeme potenziell zur Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeitenden geeignet sind, ist seine Zustimmung erforderlich. Die genauen Regelungen zu Nutzung, Inhalt und Zugriffsberechtigungen werden üblicherweise in einer Betriebsvereinbarung festgehalten, um die Rechte der Beschäftigten zu wahren.

Der Datenschutz wird durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt. Ein zentrales Element ist ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept, das festlegt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Weitere Maßnahmen umfassen die Verschlüsselung der Daten, die lückenlose Protokollierung aller Zugriffe sowie die Umsetzung eines Löschkonzepts, um Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sicher zu entfernen.

Alte Personalakten aus Papier werden in der Regel im Rahmen der Einführung gescannt und in das neue digitale System überführt. Dieser Prozess muss eine hohe Qualität und Vollständigkeit sicherstellen, um die rechtliche Beweiskraft zu erhalten. Nach der erfolgreichen Digitalisierung und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Originaldokumente können die Papierakten datenschutzkonform nach DIN 66399 vernichtet werden.

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist immer dann erforderlich, wenn ein Dokument gesetzlich der Schriftform bedarf und diese durch eine digitale Signatur ersetzt werden soll. Dies betrifft zum Beispiel den Abschluss von Arbeitsverträgen, nachvertragliche Wettbewerbsverbote oder Aufhebungsverträge. Für viele andere Dokumente in der Personalakte, wie etwa eine Abmahnung, ist hingegen keine QES notwendig. Eine Kündigung ist elektronisch gänzlich ausgeschlossen.