„Großer Erfahrungshintergrund der Trainerin. Individuelles Training wurde "spontan" möglich gemacht. Tolle Kundenbetreuung! Danke!"
Praxisbericht aus Schulungsprojekt
Überblick & Relevanz
Papierstapel auf dem Schreibtisch und unauffindbare Dateien im digitalen Nirwana kosten wertvolle Zeit und Nerven. Ein papierarmes Büro ist heute keine Utopie mehr, sondern gelebte Realität in erfolgreichen Unternehmen. Mit einem modernen Dokumentenmanagement und klaren digitalen Strukturen sparen Sie nicht nur Zeit und Platz, sondern schaffen auch Transparenz und Effizienz für das gesamte Team.
In unserem Seminar erhalten Sie praxiserprobte Strategien und direkt anwendbares Wissen, um Ihren Arbeitsplatz digital zu organisieren. Sie lernen die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und erfahren, wie Sie digitale Prozesse und eine logische Ablagestruktur im Team etablieren. Nach dem Seminar sind Sie in der Lage, ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr papierarmes Büro zu entwickeln und die Umstellung erfolgreich zu meistern.
Nutzen
Was Sie aus diesem Seminar mitnehmen
- Struktur & Ordnung
Sie entwickeln eine klare und einheitliche Ablagestruktur für alle digitalen Dokumente. - Effizienz im Alltag
Sie finden Informationen schneller und reduzieren den Zeitaufwand für die Dokumentenverwaltung. - Sicherer Umgang mit Anforderungen
Sie kennen die Anforderungen von GoBD sowie DSGVO und wenden sie korrekt an. - Bessere Zusammenarbeit
- Sie schaffen Transparenz durch gemeinsame Ablagen und klare Regeln für die Zusammenarbeit im Team.
Seminarinhalt
Schritt für Schritt ans Ziel
- Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements (DMS)
- Analyse der IST-Situation und Strategieentwicklung für das papierlose Büro
- Medienbrüche, Zeitfresser und Dokumentenflüsse erkennen
- Regeln für eine klare digitale Ablage festlegen
- Rechtliche Rahmenbedingungen: GoBD, DSGVO und elektronische Signaturen
- Aufbewahrungspflichten und Nachvollziehbarkeit
- Anforderungen an digitale Dokumente im Alltag
- Effizientes Scannen und strukturierte digitale Ablage
- Aufbau einer digitalen Ablagestruktur: Ordnungssysteme für Server, Cloud und E-Mails
- Einheitliche Ablagestrukturen entwickeln
- E-Mails systematisch integrieren statt „Inbox-Chaos“
- Effizienzsteigerung durch digitale Workflows und Prozessautomatisierung
- Digitale Teamarbeit und Kollaboration
- Gemeinsame Ablagen, Zuständigkeiten und Versionssicherheit
- Erfolgsfaktoren für die Umstellung auf papierarmes Arbeiten im Team
- Typische Hürden und pragmatische Lösungen
- Überblick zu unterstützenden digitalen Lösungen
- Sinnvolle Einordnung und Auswahlkriterien
- Datensicherheit im täglichen Umgang mit digitalen Dokumenten
- Grundregeln für den sicheren Umgang mit Dokumenten
Prämierte Qualität
Erstklassige Bewertungen und mehrfache Auszeichnungen
Individueller Fokus
Maximal 8 Teilnehmende für Ihren persönlichen Lernerfolg
30 Jahre Erfahrung
Bewährte Expertise seit 1993, mit Trends und Tools von heute.
Zielgruppe
Fach- und Führungskräfte, Mitarbeitende aus Assistenz und Office Management sowie Team- und Projektleitungen, die ihre Dokumentenprozesse professionalisieren und die Effizienz im Team steigern möchten.
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Freie Plätze Gut gebucht keine Platzgarantie
Das schätzen unsere Kund:innen
Sie sind in bester Gesellschaft, wenn Sie sich für entscheiden.
Inklusivleistungen – Ihr Rundum-Sorglos-Paket
Open Badges & Zertifikat
Digitale Zertifikate zum Teilen mit Ihren Kolleg:innen und Unternehmen. Lassen Sie Ihr soziales Umfeld wissen, wie erfolgreich Sie sind. Eine klassische Teilnahmebescheinigung als pdf erhalten Sie bei uns auch.
Durchführungsgarantie
Keine Angst – auch wenn Sie der:die einzig Interessierte für einen Termin sind, findet die Weiterbildung trotzdem statt. So haben Sie den:die Trainer:in exklusiv für sich und genießen ein zeitlich optimiertes Privattraining.
Kostenlose Stornierung
Stornieren oder verschieben Sie Ihren Termin bis zu 30 Tage vor Beginn jederzeit kostenfrei online.
Professionelle Skripte & Schulungsunterlagen
Sie erhalten ein professionell aufbereitetes Skript als digitalen Download – kompakt, übersichtlich und ideal zum späteren Nachschlagen und Vertiefen.
Kalt- & Heißgetränke sowie Mittagessen bei Präsenzseminaren
Ob Kaffee, Wasser oder Säfte – bei uns stillen Sie nicht nur Ihren Wissensdurst. Für Ihr Business Lunch erhalten Sie pro Seminartag einen 20 € Pluxee-Gutschein, einlösbar in teilnehmenden Restaurants.
Individuelle Inhouse-Schulung
Dieses Seminar gibt es auch als maßgeschneiderte Inhouse-Schulung, exklusiv für Ihr Team.
- Exklusiv für Ihr Team, alle Mitarbeitenden auf demselben Wissensstand
- Inhalte gezielt auf Ihre Branche und Zielsetzungen zugeschnitten
- Vor Ort oder live online, Reisekosten und Reisezeit sparen
Über ifmera academy
Seit 1993 Ihr Partner für berufliche Weiterbildung.
Die ifmera academy wurde 1993 gegründet und zählt heute zu den führenden Weiterbildungsanbietern im DACH-Raum. Über 30 Jahre praktische Erfahrung in Qualifizierung, Coaching und Consulting fließen in jedes unserer Angebote ein, von der Konzeption bis zur Durchführung.
Mit über 600 Seminar-Themen quer durch alle Branchen und Fachgebiete decken wir das gesamte Spektrum moderner Personalentwicklung ab. An 13 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie Live-Online sind wir überall dort, wo Sie uns brauchen.
Unser Portfolio reicht von offenen Seminaren, individuellen Firmenseminaren, Business-Coaching bis hin zu Fernlehrgängen. Wir richten uns an Personalverantwortliche, Entscheider:innen sowie alle, die sich gezielt weiterentwickeln möchten, mit Anspruch auf geprüfte Qualität und didaktische Exzellenz.
Hinter jedem Seminar stehen Menschen: Unser Netzwerk aus über 1.000 erfahrenen Trainer:innen und Coach:innen bringt nicht nur fachliche Tiefe, sondern auch echte Praxiserfahrung mit. Mit Leidenschaft und didaktischem Know-how sorgen sie dafür, dass aus Wissen echtes Können wird, und dass jede:r Teilnehmer:in genau die Impulse mitnimmt, die im Berufsalltag den Unterschied machen.
Was uns antreibt? Wertschätzung, Qualität und Spaß am Lernen, daran messen wir jedes Seminar, jede:n Trainer:in und jedes Feedback.
Mehr über ifmera academy erfahren
30+ Jahre
Erfahrung seit 1993
in Weiterbildung,
Coaching und Consulting
in Weiterbildung,
Coaching und Consulting
600+ Seminare
Themen quer durch alle Branchen und Fachgebiete
13 Standorte
Bundesweit in Deutschland, Österreich und der Schweiz
97% positive
Bewertungen aus über
16.000 Stimmen
16.000 Stimmen
FAQ / Häufige Fragen zum Thema
Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ersetzt physische Dokumente durch digitale Dateien, um Prozesse effizienter zu gestalten. Ziel ist nicht die vollständige Eliminierung von Papier, sondern die Reduzierung auf ein Minimum durch digitale Workflows, Archivierung und Kommunikation. Dies spart Platz, Zeit sowie Ressourcen und ermöglicht den ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen für alle berechtigten Mitarbeitenden.
Welche Vorteile hat ein papierloses Büro?
Die Hauptvorteile sind Zeit- und Kostenersparnis, mehr Effizienz und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen. Digitale Dokumente sind schneller auffindbar, reduzieren Druck- und Lagerkosten und ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit im Team, auch im Homeoffice. Zudem verbessern sich die Datensicherheit durch gezielte Zugriffsberechtigungen und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen wird erhöht.
Was sind die ersten Schritte zum papierlosen Büro?
Der erste Schritt ist eine Analyse der aktuellen Situation: Welche Papierdokumente gibt es und welche Prozesse sind damit verbunden? Definieren Sie dann klare Ziele und beginnen Sie klein, zum Beispiel mit einem einzelnen Prozess wie der Eingangsrechnungsbearbeitung. Binden Sie Ihr Team frühzeitig ein und schaffen Sie die technischen Voraussetzungen wie Scanner und eine Cloud-Lösung.
Welche Dokumente darf ich nach dem Scannen vernichten?
Ob Sie ein Dokument nach dem Scannen vernichten dürfen, hängt von seiner rechtlichen Relevanz ab. Viele Geschäftsdokumente wie Eingangsrechnungen können nach dem „ersetzenden Scannen“ vernichtet werden, wenn der Prozess GoBD-konform dokumentiert ist. Urkunden, notarielle Verträge oder Jahresabschlüsse müssen jedoch weiterhin im Original aufbewahrt werden.
Was bedeutet GoBD für digitale Dokumente?
Die GoBD regeln, wie steuerlich relevante digitale Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden müssen. Sie fordern, dass digitale Belege nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar archiviert werden. Das bedeutet, eine einfache Ablage im Dateisystem reicht oft nicht aus; Prozesse und Systeme müssen die revisionssichere Archivierung gewährleisten.
Wie erstelle ich eine digitale Ablagestruktur?
Eine gute digitale Ablagestruktur ist logisch, einheitlich und für das gesamte Team verständlich. Beginnen Sie mit groben Hauptkategorien wie „Kunden“, „Projekte“ oder „Finanzen“ und verfeinern Sie diese in Unterordner. Wichtig sind klare und konsistente Benennungsregeln für Dateien, zum Beispiel mit Datum, Projektnummer und Dokumententyp, um die Suche zu erleichtern.
Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur zentralen Verwaltung digitaler Dokumente. Es erfasst, archiviert, verwaltet und stellt Dokumente bereit, oft automatisiert durch Texterkennung (OCR) und Verschlagwortung. Funktionen wie Versionierung, Zugriffskontrolle und Suche stellen sicher, dass alle Teammitglieder stets die richtige und aktuellste Version einer Datei finden.
Wie kann ich meine E-Mails effizient digital ablegen?
E-Mails sollten nicht im Posteingang, sondern themen- oder projektbezogen in einer zentralen Ablage archiviert werden. Legen Sie relevante E-Mails zusammen mit anderen zugehörigen Dokumenten ab, zum Beispiel in einem Projektordner. So vermeiden Sie Informationssilos und stellen sicher, dass alle relevanten Teammitglieder Zugriff auf die gesamte Kommunikation zu einem Vorgang haben.
Was ist ein digitaler Workflow?
Ein digitaler Workflow ist die automatisierte Abfolge von Arbeitsschritten, die zuvor manuell oder auf Papier erfolgten. Ein klassisches Beispiel ist die Freigabe einer Rechnung: Das System leitet das Dokument automatisch an die zuständige Person zur Prüfung, dann zur Freigabe und schließlich zur Buchhaltung weiter. Dies beschleunigt Prozesse, minimiert Fehler und schafft Transparenz über den Bearbeitungsstand.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten im Team?
Die Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten funktioniert am besten über eine zentrale Plattform wie eine Cloud oder ein DMS. Wichtige Werkzeuge sind:
- Versionierung: Sie stellt sicher, dass alle auf die aktuellste Datei zugreifen.
- Check-in/Check-out: Diese Funktion verhindert gleichzeitige Bearbeitungen.
- Kommentarfunktionen: Sie ermöglichen direktes Feedback am Dokument.
Klare Zuständigkeiten und Zugriffsrechte sind ebenfalls entscheidend.
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