KI in der Verwaltung – Digitalisierung praktisch gestalten

Künstliche Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung ist der Einsatz von Technologien, die menschenähnliche Fähigkeiten wie Lernen und Problemlösen simulieren. Sie dient dazu, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten, Mitarbeitende zu entlasten und die Kommunikation mit Bürger:innen zu verbessern. Konkret unterstützt KI bei der Automatisierung von Routineaufgaben, der Analyse großer Datenmengen und als intelligentes Werkzeug zur Entscheidungsunterstützung.

Konkrete Beispiele sind Chatbots, die rund um die Uhr Bürgeranfragen beantworten, und Systeme, die Anträge automatisiert auf Vollständigkeit prüfen. Zudem wird KI zur Analyse von Verkehrsdaten für die Stadtplanung oder zur intelligenten Erkennung und Klassifizierung von Informationen aus eingescannten Dokumenten eingesetzt. Diese Anwendungen beschleunigen Prozesse und entlasten die Mitarbeitenden von Routineaufgaben.

Der Einsatz von KI steigert die Effizienz durch die Automatisierung von Routineaufgaben und verkürzt Bearbeitungszeiten erheblich. Dies entlastet Verwaltungsmitarbeitende, die sich dadurch auf komplexere Sachverhalte konzentrieren können, und verbessert den Service für Bürger:innen durch schnellere Antworten und höhere Erreichbarkeit. Zudem ermöglicht KI datenbasierte Analysen, die zu fundierteren Planungs- und strategischen Entscheidungen führen.

Zu den größten Herausforderungen zählen die Gewährleistung von Datenschutz und Informationssicherheit sowie die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der DSGVO und des EU AI Acts. Technisch sind oft die mangelnde Datenqualität und getrennte IT-Systeme ein Hindernis. Organisatorisch sind der Aufbau von Fachkompetenzen bei den Mitarbeitenden und die Schaffung von Akzeptanz für neue, KI-gestützte Prozesse entscheidend.

Sprachmodelle wie ChatGPT können Mitarbeitende als intelligente Assistenz unterstützen, indem sie komplexe Dokumente zusammenfassen, Entwürfe für die Öffentlichkeitsarbeit erstellen oder bei internen Recherchen helfen. Sie können jedoch keine rechtlich bindenden Entscheidungen treffen. Der Einsatz muss datenschutzkonform erfolgen und die Ergebnisse müssen stets von einer Fachperson auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden.

Der EU AI Act schafft einen europaweit einheitlichen Rechtsrahmen für den Einsatz von KI und teilt Anwendungen in Risikoklassen ein. Für die Verwaltung sind besonders die strengen Anforderungen an Hochrisiko-Systeme relevant, die beispielsweise bei der Vergabe von Sozialleistungen oder in der Strafverfolgung zum Einsatz kommen könnten. Die Verordnung fordert unter anderem Transparenz, menschliche Aufsicht und hohe Datenqualität.

Der Datenschutz wird durch die strikte Einhaltung der DSGVO gewährleistet, was eine klare Rechtsgrundlage für jede Datenverarbeitung erfordert. Vor dem Einsatz von KI-Systemen, die personenbezogene Daten verarbeiten, ist oft eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig. Maßnahmen wie die Anonymisierung oder Pseudonymisierung von Daten und der Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit externen Anbietern sind ebenfalls zentrale Bausteine.

Eine KI kann vor allem standardisierte und repetitive Aufgaben übernehmen, um Mitarbeitende zu entlasten. Dazu gehören die automatische Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, die Kategorisierung eingehender Post, die Transkription von Sitzungsprotokollen oder die Beantwortung häufig gestellter Bürgerfragen durch Chatbots. KI dient hier als unterstützendes Werkzeug, während die finale Entscheidung beim Menschen bleibt.

KI verändert die Arbeit, indem sie als Werkzeug dient, das Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeitende entlastet, anstatt sie zu ersetzen. Der Fokus der menschlichen Tätigkeit verschiebt sich dadurch stärker auf komplexe Einzelfallentscheidungen, strategische Planung und die persönliche Interaktion mit den Bürger:innen. Dies erfordert den Aufbau neuer Kompetenzen im Umgang mit den digitalen Werkzeugen und bei der kritischen Bewertung von KI-Ergebnissen.

Die erfolgreiche Einführung von KI-Projekten beginnt mit einer klaren Strategie und überschaubaren Pilotprojekten, um Erfahrungen zu sammeln. Entscheidend für den Erfolg sind das frühe Einbinden der Mitarbeitenden, eine transparente Kommunikation über Ziele und Vorteile sowie gezielte Schulungen zum Kompetenzaufbau. Ein schrittweises Vorgehen mit kontinuierlicher Überprüfung hilft, die Lösungen an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen.