Claim Management – Forderungen in Projekten erfolgreich managen

Claim Management, oder Nachforderungsmanagement, ist der strukturierte Prozess zur Handhabung von Forderungen, die aus Vertragsabweichungen in Projekten entstehen. Es dient dazu, eigene berechtigte Ansprüche wie Mehrkosten oder Terminverschiebungen durchzusetzen und unberechtigte Forderungen von Projektpartner:innen abzuwehren. Ziel ist es, Konflikte professionell zu steuern, finanzielle Risiken zu minimieren und eine faire Lösung für alle Beteiligten zu finden.

Ein Claim ist eine formelle Forderung nach zusätzlicher Vergütung oder Zeit, die eine Vertragspartei aufgrund von Abweichungen vom ursprünglichen Vertrag geltend macht. Solche Ansprüche entstehen typischerweise durch unvorhergesehene Ereignisse, Leistungsänderungen, Verzögerungen oder unterschiedliche Auslegungen des Vertrags. Ein Claim kann sowohl vom Auftraggebenden als auch vom Auftragnehmenden gestellt werden, um eine vertraglich faire Kompensation sicherzustellen.

Typische Beispiele für Claims sind Forderungen aufgrund von verspäteten Freigaben durch den Auftraggebenden, die zu Verzögerungen führen. Weitere Claims entstehen durch nachträgliche Planungsänderungen, unvorhergesehene Baustellenbedingungen oder fehlerhafte Leistungsbeschreibungen, die Mehrarbeit erfordern. Auch Mängel an gelieferten Materialien oder eine unzureichende Qualität der Vorleistungen von anderen Gewerken können zu berechtigten Nachforderungen führen.

Risikomanagement ist ein vorausschauender Prozess, der potenzielle Probleme und deren Auswirkungen auf ein Projekt identifiziert, bewertet und Steuerungsmaßnahmen plant, um sie zu vermeiden. Claim Management ist hingegen ein reaktiver Prozess, der eintritt, wenn ein Risiko bereits zu einer konkreten Abweichung oder einem Schaden geführt hat. Es befasst sich mit der Durchsetzung oder Abwehr von Forderungen, die aus diesen eingetretenen Ereignissen resultieren.

Der Prozess beginnt mit der frühzeitigen Identifikation einer Abweichung von der vertraglichen Vereinbarung. Darauf folgt eine lückenlose Dokumentation des Sachverhalts und eine Analyse der vertraglichen Grundlagen zur Bewertung des Anspruchs. Anschließend wird der Claim formuliert und dem:der Vertragspartner:in mitgeteilt, woraufhin Verhandlungen zur Einigung geführt werden. Jeder Schritt zielt auf eine transparente und nachvollziehbare Abwicklung ab.

Claims lassen sich durch ein aufmerksames Projektcontrolling und eine proaktive Kommunikation frühzeitig erkennen. Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche von Terminen, Kosten und Leistungen decken Abweichungen schnell auf. Wichtig sind zudem die genaue Beobachtung des Projektfortschritts, die Dokumentation von mündlichen Absprachen und das Führen von Projekttagebüchern, um potenzielle Konflikte oder Mehrbedarfe rechtzeitig zu identifizieren und anzusprechen.

Eine korrekte Claim-Dokumentation muss lückenlos, nachvollziehbar und rechtssicher sein, um als Beweismittel zu dienen. Sie sollte alle relevanten Fakten wie den Sachverhalt, den Zeitpunkt, die betroffenen Personen und die vertragliche Grundlage enthalten. Wichtig sind Belege wie Protokolle, Fotos, E-Mails und eine detaillierte Aufstellung der entstandenen Mehrkosten oder des Zeitaufwands. Eine systematische und zeitnahe Erfassung ist entscheidend für die spätere Durchsetzbarkeit.

Im Projektmanagement werden hauptsächlich drei Claim-Strategien unterschieden: defensiv, offensiv und kooperativ. Die defensive Strategie zielt darauf ab, unberechtigte Forderungen abzuwehren. Eine offensive Strategie verfolgt konsequent die Durchsetzung eigener Ansprüche. Die kooperative oder konstruktive Strategie sucht gemeinsam mit dem:der Projektpartner:in nach einer partnerschaftlichen und für beide Seiten fairen Win-Win-Lösung, um die Geschäftsbeziehung nicht zu belasten.

Claims lassen sich am besten durch präventive Maßnahmen vermeiden, die bereits vor Projektbeginn ansetzen. Dazu gehören eine klare und lückenlose Vertragsgestaltung, eine realistische Planung mit Puffern sowie ein aktives Risikomanagement zur Früherkennung potenzieller Probleme. Während des Projekts sind offene Kommunikation, transparente Dokumentation und ein partnerschaftlicher Umgang entscheidend, um Missverständnisse und Konflikte von vornherein zu minimieren.

Eine Claim-Verhandlung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, die eine Analyse der eigenen Position und der des Gegenübers umfasst. Es ist wichtig, sachlich zu argumentieren und die Forderung mit einer lückenlosen Dokumentation zu untermauern. Ziel sollte es sein, eine konstruktive Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist, anstatt die Beziehung zu belasten. Klare Kommunikation und das Aufzeigen von Lösungswegen sind dabei entscheidende Erfolgsfaktoren.