Fehlzeiten reduzieren – Anwesenheit und Motivation nachhaltig fördern

Die häufigsten Ursachen für Fehlzeiten sind Atemwegserkrankungen, Muskel-Skelett-Erkrankungen und psychische Belastungen wie Stress oder Burnout. Diese drei Gruppen machen einen Großteil aller krankheitsbedingten Ausfälle aus. Weitere Gründe können ein schlechtes Betriebsklima, mangelnde Motivation oder Konflikte sein, die sich negativ auf die Anwesenheit der Mitarbeitenden auswirken und zu sogenanntem Absentismus führen können.

Die Fehlzeitenquote wird berechnet, indem die Summe der Fehltage durch die Summe der Sollarbeitstage geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird. Die Formel lautet: (Fehltage / Sollarbeitstage) * 100. Diese Kennzahl gibt den prozentualen Anteil der Abwesenheit an der planmäßigen Arbeitszeit an und kann für einzelne Personen, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen ermittelt werden.

Absentismus bezeichnet das Fernbleiben von der Arbeit, insbesondere wenn es über ein normales Maß hinausgeht oder nicht vollständig krankheitsbedingt ist. Präsentismus hingegen beschreibt das genaue Gegenteil: Mitarbeitende erscheinen trotz Krankheit am Arbeitsplatz. Obwohl sie anwesend sind, ist ihre Leistungsfähigkeit stark eingeschränkt, was zu Produktivitätsverlusten und einer längeren Genesungszeit führen kann.

Um Fehlzeiten nachhaltig zu senken, helfen vor allem präventive und ganzheitliche Maßnahmen, die auf die Gesundheit und Motivation der Mitarbeitenden einzahlen. Dazu gehören Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements, eine wertschätzende Führungskultur, flexible Arbeitszeitmodelle und die Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Auch regelmäßige Gespräche und eine offene Kommunikation tragen entscheidend zur Reduzierung von Fehlzeiten bei.

Führungskräfte können Fehlzeiten aktiv reduzieren, indem sie eine wertschätzende und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre schaffen. Wichtige Instrumente sind das Führen von Rückkehr- und Fürsorgegesprächen, die faire Verteilung von Arbeitslasten sowie das frühzeitige Erkennen von Überlastungssignalen. Ein partizipativer Führungsstil, der Mitarbeitende einbezieht und Autonomie fördert, steigert die Motivation und senkt nachweislich den Krankenstand.

Das Führungsverhalten hat einen direkten Einfluss auf die Motivation und Anwesenheit von Mitarbeitenden. Ein wertschätzender, unterstützender und fairer Führungsstil fördert die Arbeitszufriedenheit und die Bindung an das Unternehmen, was die Anwesenheitsmotivation steigert. Im Gegensatz dazu können ein autoritärer Stil, mangelndes Vertrauen oder fehlende Anerkennung zu Demotivation, Stress und erhöhten Fehlzeiten führen.

Ein Rückkehrgespräch dient dazu, zurückkehrende Mitarbeitende wieder im Team willkommen zu heißen und ihnen den Wiedereinstieg zu erleichtern. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung und Fürsorge. Zudem bietet es die Möglichkeit, eventuelle betriebliche Ursachen für die Erkrankung zu erkennen und gemeinsam präventive Maßnahmen zu besprechen, um zukünftigen Ausfällen vorzubeugen und die Gesundheit zu fördern.

Die Anwesenheitsmotivation wird durch ein positives und gesundes Arbeitsumfeld gefördert, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt und sicher fühlen. Konkrete Maßnahmen umfassen die Schaffung von Handlungs- und Entscheidungsspielräumen, interessante Aufgaben und Entwicklungsperspektiven. Auch eine faire Vergütung, flexible Arbeitsmodelle und eine starke Teamkultur tragen dazu bei, dass Mitarbeitende gerne zur Arbeit kommen.

Das Betriebsklima hat einen sehr großen Einfluss auf die Fehlzeitenquote, denn ein positives Arbeitsumfeld fördert die Gesundheit und Motivation. Ein von Vertrauen, Respekt und offener Kommunikation geprägtes Klima senkt das Stresslevel und die psychische Belastung der Mitarbeitenden. Unternehmen mit einem guten Betriebsklima haben daher nachweislich eine niedrigere Krankenstands- und eine höhere Anwesenheitsquote.

Erste Anzeichen für psychische Belastungen können Verhaltensänderungen wie sozialer Rückzug, erhöhte Reizbarkeit oder Konzentrationsschwierigkeiten sein. Auch eine Zunahme von Flüchtigkeitsfehlern, anhaltende Müdigkeit oder häufige Klagen über körperliche Beschwerden wie Kopf- oder Magenschmerzen können Warnsignale sein. Führungskräfte sollten solche Veränderungen wahrnehmen und das Gespräch mit der betroffenen Person suchen.