Betriebskostenabrechnung – Von der Umlage bis zur Abrechnung

Betriebskosten sind Kosten, die dem:der Eigentümer:in durch den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen und auf Mieter:innen umgelegt werden können. Dazu zählen zum Beispiel die Grundsteuer, Kosten für Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Gartenpflege und Hausmeisterdienste. Voraussetzung für die Umlage ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag.

Der Unterschied liegt im Verbrauch: Warme Betriebskosten umfassen verbrauchsabhängige Posten wie Heizung und Warmwasser, während kalte Betriebskosten verbrauchsunabhängig sind. Zu den kalten Betriebskosten zählen beispielsweise die Grundsteuer, Müllabfuhr, Versicherungen und die Gebäudereinigung. Die Abrechnung der warmen Betriebskosten wird durch die Heizkostenverordnung besonders geregelt.

Nicht auf Mieter:innen umlagefähig sind Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung. Dazu gehören beispielsweise Reparaturkosten, Bankgebühren, Porto und die Kosten für die Hausverwaltung. Diese Posten gelten als Eigentümerkosten und dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung erscheinen, selbst wenn sie im Mietvertrag erwähnt werden.

Ein Verteilerschlüssel legt fest, nach welchem Verhältnis die gesamten Betriebskosten eines Gebäudes auf die einzelnen Mietparteien aufgeteilt werden. Gängige Schlüssel sind die Wohnfläche, die Personenzahl, die Anzahl der Wohneinheiten oder der tatsächliche Verbrauch. Der gewählte Schlüssel muss für jede Kostenart in der Abrechnung transparent und nachvollziehbar angegeben werden.

Vermieter:innen müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums an die Mieter:innen zustellen. Für den Abrechnungszeitraum des Kalenderjahres 2025 endet die Frist also am 31. Dezember 2026. Wird diese Frist versäumt, können Vermieter:innen keine Nachforderungen mehr geltend machen.

Die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser werden nach einem gesetzlichen Stufenmodell zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen aufgeteilt. Die Aufteilung richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes und dem damit verbundenen CO₂-Ausstoß. Je schlechter die Energieeffizienz des Hauses ist, desto höher ist der Kostenanteil, den die Vermieter:innen tragen müssen. Ziel ist es, energetische Sanierungen zu fördern.

Mieter:innen haben nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten, um schriftlich Widerspruch einzulegen. Innerhalb dieser sogenannten Einwendungsfrist können sie die Abrechnung auf formelle und inhaltliche Fehler prüfen und Belege einsehen. Nach Ablauf der Frist sind Einwendungen in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, die verspätete Geltendmachung ist unverschuldet.

Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungsjahres werden die Kosten zeitanteilig zwischen der alten und der neuen Mietpartei aufgeteilt. Verbrauchsunabhängige Kosten wie die Grundsteuer werden meist nach Tagen oder Monaten verteilt. Für verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung und Wasser ist eine Zwischenablesung zum Zeitpunkt des Umzugs die genaueste Methode zur Zuordnung.

Eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen ist nach einer erfolgten Betriebskostenabrechnung für die Zukunft möglich. Ergab die Abrechnung eine Nachzahlung, dürfen Vermieter:innen die Vorauszahlung angemessen erhöhen; bei einem Guthaben können Mieter:innen eine Senkung verlangen. Die Anpassung muss in Textform erklärt werden und basiert auf dem Ergebnis der letzten Abrechnung.

Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz verpflichtet Vermieter:innen, bei den Betriebskosten auf ein vernünftiges Kosten-Nutzen-Verhältnis zu achten und unnötig hohe Kosten zu vermeiden. Sie müssen dabei nicht zwingend den billigsten Anbieter wählen, sondern dürfen auch Kriterien wie Zuverlässigkeit und Qualität berücksichtigen. Verstöße können von Mieter:innen innerhalb der Widerspruchsfrist beanstandet werden.