SAP® Controlling (CO) – Grundlagen

SAP CO (Controlling) ist das SAP-Modul für das interne Rechnungswesen zur Steuerung von Unternehmensprozessen. Es dient der Planung, Überwachung und Optimierung aller Abläufe, um die Profitabilität zu sichern und das Management mit entscheidungsrelevanten Informationen zu versorgen. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten- und Leistungsrechnung, die Produktkostenkontrolle sowie die Ergebnisrechnung.

Der Hauptunterschied ist die Zielgruppe: SAP FI (Financial Accounting) dient dem externen Rechnungswesen und erfüllt gesetzliche Berichtspflichten, während SAP CO (Controlling) das interne Rechnungswesen für Managemententscheidungen abbildet. FI erstellt Bilanzen für externe Stakeholder, wohingegen CO Kosten und Erlöse für die interne Planung und Steuerung analysiert, um die Wirtschaftlichkeit zu optimieren.

Die Hauptaufgaben des Controllings in SAP umfassen die Planung, Steuerung und Überwachung von Kosten und Erlösen. Controller:innen erstellen Budgets, analysieren Soll-Ist-Abweichungen und bereiten Berichte als Entscheidungsgrundlage für das Management vor. Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit von Prozessen und Unternehmensbereichen zu bewerten und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern.

Das SAP CO-Modul besteht aus mehreren integrierten Teilmodulen, die spezifische Controlling-Aufgaben abdecken. Zu den wichtigsten Komponenten gehören:

• CO-OM (Gemeinkosten-Controlling) für Kostenstellen und Innenaufträge.
• CO-PC (Produktkosten-Controlling) zur Kalkulation von Produktkosten.
• CO-PA (Ergebnis- und Marktsegmentrechnung) zur Analyse der Profitabilität.
• EC-PCA (Profit-Center-Rechnung) zur Steuerung von Unternehmensbereichen.

Eine Kostenstelle ist im SAP CO ein eindeutig abgrenzbarer Ort der Kostenentstehung, also eine Organisationseinheit, in der Kosten anfallen und gesammelt werden. Das kann beispielsweise eine Abteilung wie die Verwaltung oder ein Fertigungsbereich sein. Kostenstellen sind zentral für das Gemeinkosten-Controlling, da sie eine verursachungsgerechte Überwachung und Verrechnung von Kosten ermöglichen.

Primäre Kostenarten erfassen externe Kosten, die aus der Finanzbuchhaltung (FI) stammen, wie Gehälter oder Materialeinkäufe. Sekundäre Kostenarten existieren hingegen nur im Controlling (CO) und werden für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung genutzt. Sie bilden Kosten ab, die zwischen verschiedenen Kostenstellen umgelegt werden, zum Beispiel für interne IT-Dienstleistungen oder Kantinenleistungen.

Die Kostenstellenrechnung erfasst die anfallenden Kosten auf den jeweiligen Kostenstellen, die als Verantwortungsbereiche definiert sind. Zuerst werden die Kosten geplant und den Ist-Kosten gegenübergestellt, um Abweichungen zu analysieren. Am Periodenende werden die Gemeinkosten dann über Umlagen oder Verteilungen verursachungsgerecht auf andere Kostenstellen oder direkt auf Produkte und Dienstleistungen weiterverrechnet.

Ein Profit Center ist eine Organisationseinheit im Controlling, die wie ein „Unternehmen im Unternehmen“ geführt wird und für ihren eigenen Gewinn und Verlust verantwortlich ist. Es dient der internen Ergebnissteuerung und bewertet die Rentabilität einzelner Unternehmensbereiche, wie einer Produktlinie oder eines Standorts. Die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) analysiert dazu die Erlöse und Kosten dieser Bereiche.

SAP Controlling bietet verschiedene Werkzeuge für die Unternehmensplanung, wie die manuelle Planung in anpassbaren Planungslayouts und automatische Methoden. Mit Planerprofilen können die Eingabemasken für verschiedene Anwendende individuell gestaltet werden. Zudem ermöglichen Funktionen wie die Übernahme von Vorjahresdaten oder die Nutzung von Prognosen eine effiziente Erstellung von Budgets und Forecasts für Kostenstellen, Projekte und andere Controlling-Objekte.

Einzelkosten können einem Kostenträger wie einem Produkt direkt zugerechnet werden, zum Beispiel die Materialkosten für ein Fahrrad. Gemeinkosten fallen hingegen für mehrere Produkte oder den Betrieb an und können nicht direkt zugeordnet werden, wie die Miete für eine Fabrikhalle oder Gehälter der Verwaltung. Im SAP CO werden Gemeinkosten auf Kostenstellen gesammelt und dann über Schlüssel auf die Kostenträger verteilt.