SAP® Gemeinkostencontrolling (CO)

Das Gemeinkostencontrolling (CO-OM) ist ein Teilbereich des SAP-Controlling-Moduls und dient der Planung, Verrechnung, Steuerung und Überwachung von Gemeinkosten. Es hilft zu analysieren, wo und wofür Kosten im Unternehmen anfallen, die nicht direkt einem Produkt zurechenbar sind. Damit schafft es eine wichtige Grundlage für die Produktkostenkalkulation und eine aussagekräftige Ergebnisrechnung, indem es Transparenz über indirekte Kostenbereiche wie Verwaltung oder IT herstellt.

Das SAP CO-Modul unterstützt das interne Rechnungswesen bei der Koordination, Überwachung und Optimierung aller Geschäftsprozesse. Seine Hauptaufgaben umfassen die Kosten- und Erlösrechnung, die Kostenstellenrechnung, die Abwicklung von Innenaufträgen sowie das Produktkosten- und Ergebniscontrolling. Es dient der Unternehmenssteuerung, indem es Plan- und Ist-Daten vergleicht, um Abweichungen zu analysieren und fundierte Managemententscheidungen zu ermöglichen.

Ein Kostenrechnungskreis ist die zentrale Organisationseinheit für das Controlling (CO) in SAP, die eine in sich geschlossene Kostenrechnung ermöglicht. Er fungiert als eine Art Klammer, die einen oder mehrere Buchungskreise umfassen kann, um Kosten und Erlöse unternehmensweit einheitlich zu steuern und auszuwerten. Alle zugeordneten Buchungskreise müssen denselben operativen Kontenplan verwenden, was eine buchungskreisübergreifende Analyse sicherstellt.

Eine Kostenstelle ist ein auf Dauer angelegter Ort der Kostenentstehung, der sich an der Organisationsstruktur orientiert, z. B. eine Abteilung. Ein Innenauftrag ist hingegen ein temporärer Kostensammler für spezifische Maßnahmen oder Projekte, wie eine Messe oder eine Instandhaltung, und ist nicht fest in die Unternehmenshierarchie eingegliedert. Während Kostenstellen das „Wo“ der Kostenentstehung abbilden, fokussieren Innenaufträge auf das „Wofür“.

Die zentrale Organisationseinheit im SAP Controlling ist der Kostenrechnungskreis, der die gesamte Kostenrechnung umfasst. Darunter gliedern sich weitere wichtige Einheiten wie Kostenstellen, die Orte der Kostenentstehung abbilden, und Profitcenter zur Ermittlung des internen Betriebsergebnisses. Ergänzend dazu werden Innenaufträge für die Verfolgung spezifischer Maßnahmen und Ergebnisbereiche für die Marktsegmentrechnung (CO-PA) genutzt.

Innenaufträge werden in SAP CO zur Planung, Sammlung, Überwachung und Abrechnung von Kosten für spezifische, zeitlich begrenzte Maßnahmen verwendet. Sie dienen der detaillierten Kostenkontrolle von Projekten, die nicht über Kostenstellen abgebildet werden, wie zum Beispiel Werbekampagnen, IT-Projekte oder Instandhaltungsmaßnahmen. Nach Abschluss der Maßnahme werden die gesammelten Kosten auf die entsprechenden Empfänger, etwa eine Kostenstelle oder eine Anlage, abgerechnet.

Die Kostenstellenplanung in SAP ermöglicht die Budgetierung für einzelne Unternehmensbereiche, indem Plankosten und Leistungsbedarfe erfasst werden. Anwendende können Primärkosten wie Personal- oder Materialaufwand sowie Sekundärkosten aus innerbetrieblichen Leistungsverrechnungen planen. Dieser Prozess ist oft iterativ, wobei die dezentralen Pläne der Kostenstellenverantwortlichen mit den zentralen Zielen des Controllings abgestimmt werden, um ein Gesamtbudget zu erstellen.

Im SAP Controlling gibt es verschiedene Methoden zur Verrechnung von Kosten, um diese verursachungsgerecht zuzuordnen. Zu den gängigsten Verfahren gehören die Umlage, bei der Kosten mithilfe einer sekundären Kostenart verteilt werden, und die Verteilung, die primäre Kosten unter der ursprünglichen Kostenart weitergibt. Eine weitere wichtige Methode ist die innerbetriebliche Leistungsverrechnung, bei der erbrachte Leistungen, z. B. IT-Services, mengenbasiert an andere Kostenstellen verrechnet werden.

Die Abrechnung von Innenaufträgen verteilt die darauf gesammelten Ist-Kosten am Periodenende an einen oder mehrere Empfänger. Dafür muss im Auftrag eine Abrechnungsvorschrift hinterlegt sein, die festlegt, wohin und zu welchen Anteilen die Kosten verrechnet werden. Mögliche Empfänger sind beispielsweise Kostenstellen, Sachkonten, Anlagen oder Ergebnisobjekte in der Ergebnisrechnung (CO-PA). Die Abrechnung entlastet den Innenauftrag und belastet die Empfängerobjekte.

Die Verfügbarkeitskontrolle ist eine Funktion zur aktiven Überwachung und Steuerung von Budgets für Objekte wie Innenaufträge oder Projekte. Sie prüft bei jeder kostenrelevanten Buchung, ob das verfügbare Budget noch ausreicht. Bei Überschreitung vordefinierter Toleranzgrenzen kann das System eine Warnung oder eine Fehlermeldung ausgeben, um Budgetüberschreitungen zu verhindern. Dies ermöglicht eine proaktive Kostenkontrolle bereits zum Zeitpunkt der Kostenentstehung.