SAP® Kostenstellenrechnung (CO)

Eine Kostenstelle in SAP ist eine Organisationseinheit innerhalb eines Kostenrechnungskreises, die der Erfassung und Kontrolle von anfallenden Kosten dient. Sie repräsentiert einen abgegrenzten Verantwortungsbereich, in dem Kosten entstehen, wie zum Beispiel eine Abteilung, ein Team oder ein Produktionsstandort. Durch die Zuordnung von Kosten zu Kostenstellen wird eine transparente Kostenverantwortung und eine genaue Analyse der Gemeinkosten im Unternehmen ermöglicht.

Eine Kostenstelle dient ausschließlich der Erfassung und Kontrolle von Kosten, während ein Profitcenter sowohl Kosten als auch Erlöse sammelt, um die Profitabilität zu ermitteln. Kostenstellen sind darauf ausgerichtet, die Wirtschaftlichkeit interner Bereiche zu überwachen, indem sie zeigen, wo Kosten anfallen. Profitcenter werden hingegen wie eigenständige Einheiten im Unternehmen behandelt, um deren Beitrag zum Gesamtergebnis zu bewerten und zu steuern.

Primäre Kostenarten haben eine direkte Entsprechung zu Sachkonten in der Finanzbuchhaltung (FI) und repräsentieren externe Kosten wie Gehälter oder Materialaufwand. Sekundäre Kostenarten existieren hingegen nur innerhalb des Controllings (CO) und werden für die Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses verwendet. Sie dienen der Verrechnung von internen Leistungen, zum Beispiel bei der Umlage von Verwaltungskosten auf andere Kostenstellen.

Die Kostenstellenrechnung in SAP CO verfolgt, wo im Unternehmen Kosten entstehen, indem sie diese auf Kostenstellen sammelt. Zuerst werden externe Kosten (z. B. Rechnungen) auf den verursachenden Kostenstellen gebucht. Anschließend werden diese Kosten am Periodenende durch periodische Verrechnungen wie Umlagen oder Verteilungen auf andere Kostenstellen oder Kostenträger weiterverrechnet, um eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung zu gewährleisten.

Kosten werden auf eine Kostenstelle gebucht, indem bei einer Buchung in vorgelagerten Anwendungen wie der Finanzbuchhaltung (FI) oder Materialwirtschaft (MM) die entsprechende Kostenstelle angegeben wird. Beispielsweise wird beim Buchen einer Lieferantenrechnung für Büromaterial die Kontierung auf die Kostenstelle der Verwaltungsabteilung vorgenommen. Dadurch werden die Aufwendungen direkt dem verursachenden Bereich zugeordnet und im Controlling transparent ausgewiesen.

Zu den zentralen Stammdaten der Kostenstellenrechnung in SAP gehören Kostenstellen, Kostenarten, Leistungsarten und statistische Kennzahlen. Kostenstellen definieren den Ort der Kostenentstehung, während Kostenarten die Art der Kosten klassifizieren. Leistungsarten beschreiben die von einer Kostenstelle erbrachten Tätigkeiten, und statistische Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl oder Quadratmeter dienen als Bezugsbasis für die Kostenverrechnung.

Bei der Verteilung werden primäre Kosten unter Beibehaltung der ursprünglichen Kostenart auf die Empfänger-Kostenstellen verrechnet, was die Kostenzusammensetzung transparent hält. Die Umlage hingegen fasst verschiedene primäre und sekundäre Kostenarten unter einer sekundären Umlagekostenart zusammen und verrechnet den Gesamtbetrag. Die Verteilung ist detaillierter, während die Umlage zur Vereinfachung dient, wenn die ursprüngliche Kostenart nicht relevant ist.

Die Kostenstellenplanung in SAP CO umfasst die Erfassung von Planzahlen für Kosten, Leistungsarten und statistische Kennzahlen für eine bestimmte Planperiode. Planende können für jede Kostenstelle Budgets festlegen und die erwartete Inanspruchnahme von Leistungen prognostizieren. Diese Plandaten bilden die Grundlage für Soll-Ist-Vergleiche, mit denen die Wirtschaftlichkeit der Kostenstellen während des Geschäftsjahres überwacht und gesteuert wird.

Statistische Kennzahlen dienen in SAP CO als nicht-monetäre Bezugsbasis für die periodische Verrechnung von Kosten, etwa bei der Umlage oder Verteilung. Sie bilden Größen wie Mitarbeiteranzahl, Quadratmeter oder Telefonate ab, um Gemeinkosten verursachungsgerecht zuzuordnen. Beispielsweise können Mietkosten anhand der genutzten Fläche (Quadratmeter) auf die einzelnen Kostenstellen eines Unternehmens verteilt werden, um eine faire Kostenbelastung sicherzustellen.

Im SAP Informationssystem können Anwendende Standardberichte ausführen oder eigene Berichte erstellen, um Kostenstellendaten zu analysieren. Ein typischer Bericht ist der Plan-Ist-Vergleich, der Abweichungen bei Kosten und Leistungen pro Kostenstelle oder Kostenstellengruppe aufzeigt. Durch interaktive Navigation und Drilldown-Funktionen können die Daten bis auf Einzelpostenebene untersucht werden, um die Ursachen für Kostenüberschreitungen oder -unterschreitungen zu identifizieren.