Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der kommunalen Doppik

Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist ein internes Rechnungswesen, das Kosten und Leistungen einer Organisation erfasst, verteilt und zuordnet. Sie beantwortet die Fragen: Welche Kosten fallen an (Kostenarten), wo entstehen sie (Kostenstellen) und wofür werden sie verursacht (Kostenträger)? In Kommunen hilft sie, die Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsleistungen zu beurteilen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hauptziel der KLR ist die Schaffung von Kostentransparenz zur Unterstützung der wirtschaftlichen Steuerung und des Controllings. Sie dient der internen Planung, Kontrolle und Entscheidungsfindung, indem sie Kostenstrukturen offenlegt und eine Grundlage für die Kalkulation kommunaler Leistungen (z. B. Gebühren) schafft. Dadurch fördert sie das Kostenbewusstsein und die Effizienz in der gesamten Verwaltung.

Die Doppik ist das externe Rechnungswesen einer Kommune, das sich an externe Adressat:innen wie die Öffentlichkeit oder Aufsichtsbehörden richtet. Die KLR ist hingegen ein rein internes Steuerungsinstrument für das Management und die Fachbereiche. Während die Doppik den Gesamthaushalt mit Aufwendungen und Erträgen abbildet, analysiert die KLR detailliert die Kosten und Leistungen einzelner Produkte.

Die KLR gliedert sich klassisch in drei aufeinander aufbauende Stufen, um Kosten verursachungsgerecht zuzuordnen.

• Kostenartenrechnung: Erfasst, welche Kosten anfallen (z. B. Personal-, Sachkosten).
• Kostenstellenrechnung: Ordnet die Kosten den Orten ihrer Entstehung zu (z. B. Ämter, Abteilungen).
• Kostenträgerrechnung: Verteilt die Kosten auf die erstellten Produkte oder Leistungen (z. B. Kita-Platz).

Kommunale Produkte sind die vielfältigen Leistungen, die eine Verwaltung für Bürger:innen oder andere Bereiche erbringt. Typische Beispiele sind die Ausstellung eines Personalausweises, die Bereitstellung eines Kita-Platzes, die Müllentsorgung, die Pflege von Grünanlagen oder die Durchführung einer Baugenehmigung. Die KLR ermittelt die Kosten für jedes dieser Produkte, um deren Wirtschaftlichkeit zu bewerten.

Kalkulatorische Kosten sind fiktive Kosten, denen in der Finanzbuchhaltung (Doppik) kein oder ein anders bewerteter Aufwand gegenübersteht. Dazu zählen kalkulatorische Abschreibungen auf Basis von Wiederbeschaffungswerten oder kalkulatorische Zinsen auf das eingesetzte Kapital. Sie sind entscheidend, um die tatsächliche Ressourcennutzung verursachungsgerecht in der Gebührenkalkulation abzubilden und so das Kostendeckungsprinzip zu erfüllen.

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist das zentrale Instrument der Kostenstellenrechnung, um Gemeinkosten zu verteilen. In einer Tabelle werden die Kosten der allgemeinen Bereiche (z. B. IT, Personalabteilung) mithilfe von Schlüsseln auf die Kostenstellen umgelegt, die die eigentlichen kommunalen Leistungen erbringen (z. B. Bürgeramt). So werden die vollen Kosten der Leistungserbringung transparent gemacht.

Die innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV) verteilt die Kosten für Leistungen, die eine Abteilung für eine andere erbringt. Beispielsweise verrechnet der Baubetriebshof seine Reparaturleistungen an die Schulen oder die IT-Abteilung ihre Services an das Sozialamt. Dies geschieht über festgelegte Verrechnungssätze, um Kosten verursachungsgerecht zuzuordnen und die Inanspruchnahme interner Dienstleistungen transparent und steuerbar zu machen.

Die KLR liefert entscheidende Kennzahlen wie die Kosten pro Produkt (z. B. Kosten pro ausgestelltem Pass) oder die Kostendeckungsgrade von gebührenfinanzierten Einrichtungen. Auch Gemeinkostenzuschlagssätze oder die Kosten pro Mitarbeitenden in einer Abteilung sind wichtige Steuerungsgrößen. Diese Kennzahlen ermöglichen Vergleiche, zeigen Einsparpotenziale auf und unterstützen die Haushaltsplanung sowie das Berichtswesen für die Verwaltungsspitze und Politik.

Die KLR ist die Grundlage für eine rechtssichere und verursachungsgerechte Gebührenkalkulation. Sie ermittelt alle Kosten, die für eine bestimmte Leistung wie die Abfallentsorgung oder Abwasserbeseitigung anfallen, einschließlich der kalkulatorischen Kosten. Nur so kann eine Kommune nachweisen, dass die erhobenen Gebühren die entstandenen Kosten nicht überschreiten, wie es das Kommunalabgabengesetz mit dem Kostendeckungsprinzip vorschreibt.