Reisekostenabrechnung aktuell – Recht & Praxis

Reisekosten sind alle Kosten, die Beschäftigten durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Sie umfassen vier Hauptbereiche: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Arbeitgebende können diese Aufwendungen nach den gesetzlichen Regelungen steuerfrei erstatten, oder die Mitarbeitenden machen sie als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend.

Die erste Tätigkeitsstätte ist eine feste betriebliche Einrichtung, der eine Person dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt in der Regel durch den Arbeitgeber, zum Beispiel im Arbeitsvertrag. Quantitative Kriterien wie die Dauer der Tätigkeit (z. B. arbeitstäglich, zwei volle Tage pro Woche oder ein Drittel der Arbeitszeit) können ebenfalls zur Bestimmung herangezogen werden, falls eine explizite Zuordnung fehlt. Das Homeoffice kann keine erste Tätigkeitsstätte sein.

Verpflegungsmehraufwand wird als Pauschale gezahlt, wenn eine beruflich bedingte Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden beträgt. Für Dienstreisen in Deutschland gilt eine kleine Pauschale von 14 Euro bei über acht Stunden Abwesenheit sowie für An- und Abreisetage. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden wird die große Pauschale von 28 Euro gewährt.

Fahrtkosten für Dienstreisen mit dem privaten PKW können über eine Kilometerpauschale abgerechnet werden. Arbeitgebende können die Kosten steuerfrei erstatten, oder die reisende Person macht sie als Werbungskosten geltend. Die Höhe der Pauschale variiert und ist gesetzlich geregelt; oft wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angewendet, wobei es unterschiedliche Sätze geben kann.

Arbeitgebende können die tatsächlich nachgewiesenen und notwendigen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Alternativ kann bei Inlandsreisen eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht steuerfrei gezahlt werden, wenn keine oder geringere Kosten nachgewiesen werden. Diese Pauschale kann jedoch nicht als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden, falls der Arbeitgeber sie nicht erstattet.

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung, muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden. Die Kürzung beträgt 20 % für ein Frühstück und jeweils 40 % für ein Mittag- oder Abendessen, bezogen auf die Tagespauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. In Deutschland entspricht das einer Kürzung von 5,60 Euro für ein Frühstück und 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) bekannt gegeben werden. Die Höhe richtet sich nach den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land. Für Länder, die nicht in der BMF-Liste aufgeführt sind, gelten die Sätze für Luxemburg. Die Kürzung bei Mahlzeitengestellung findet auch bei Auslandsreisen Anwendung.

Reisenebenkosten sind alle beruflich veranlassten Ausgaben, die nicht zu Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zählen. Dazu gehören beispielsweise Parkgebühren, Maut, Kosten für Gepäckaufbewahrung, dienstliche Telefonate oder Eintrittsgelder für Messen. Diese Kosten können vom Arbeitgeber in ihrer tatsächlichen Höhe steuerfrei erstattet werden, wenn entsprechende Belege vorliegen. Bei fehlenden Belegen kann ein Eigenbeleg erstellt werden.

Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn eine Person aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte unterhält, während der eigene Hausstand an einem anderen Ort liegt. Voraussetzung ist eine finanzielle Beteiligung an den Kosten des Hauptwohnsitzes. Absetzbar sind notwendige Mehraufwendungen wie Unterkunftskosten (bis 1.000 €/Monat), Fahrtkosten für Familienheimfahrten und Verpflegungspauschalen für die ersten drei Monate.

Bei Reisen, die sowohl berufliche als auch private Anteile haben, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Kosten, die eindeutig einem Teil zuzuordnen sind (z.B. Seminargebühren), werden direkt dem beruflichen Bereich zugewiesen. Gemeinsame Kosten wie Flug- oder Fahrtkosten werden in der Regel nach Zeitanteilen aufgeteilt. Ein Kostenabzug ist möglich, wenn der berufliche Anteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist (mind. 10 %).