Kanban – Prozesse visualisieren und verbessern
Wie wäre es, wenn wir selbst entscheiden, welche Aufgaben wir erledigen, anstatt sie von „oben herab“ zugeteilt zu bekommen? Genau das macht Kanban unter Einhaltung einiger Spielregeln möglich. Kanban ist eine Methode, die Aufgaben in Form von Karten auf einer Tafel visualisiert, von der sich Mitarbeiter ihre Aufgaben ziehen können. Im agilen Projektmanagement ist Kanban besonders beliebt, weil es die Offenheit und Eigenverantwortung im Team einsetzt, um Prozesse zu optimieren. Doch die Boards und Tickets lassen sich überall im Unternehmen einsetzen. Was sind die Vorteile und wo liegen die Grenzen von Kanban?
Ursprung von Kanban
Kanban bedeutet auf Japanisch im wörtlichen Sinne „Karte“, „Schild“ oder „Tafel“. Die Prozess-Methode wurde in den 1940er Jahren bei Toyota für die sogenannte „Just-In-Time-Produktion“ in der Logistik entwickelt. Das bedeutet: Produziert wird nicht „auf Lager“, sondern erst, wenn der Kunde bestellt. Dies wird auch als Pull- oder Hol-Prinzip bezeichnet. Der Kanbanverbraucher „zieht“ die Kanban-Karte, die dem Kanbanlieferanten signalisiert, dass er für Nachschub sorgen muss. Die Vorteile dieses Systems: Lagerbestände sind niedrig und Durchlaufzeiten höher. Kanban ist ein Beispiel für Lean Management. Es ist schlank und effizient.
Das Kanban-Prinzip wurde schließlich auf die Softwareentwicklung im IT-Bereich übertragen. Heute wird es im agilen Projektmanagement, aber auch darüber hinaus eingesetzt.
Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode zur Produktionsprozesssteuerung. Der Begriff Produktion umfasst dabei materielle Güter, digitale Güter, Dienstleistungen und prinzipiell alle Produktionsprozesse im Organisationsmanagement. Überall, wo etwas hergestellt wird, kann Kanban eingesetzt werden. Das Ziel von Kanban ist es, das Aufgabenmanagement zu verbessern, indem Fortschritte und Probleme im Prozessablauf aufgezeigt werden.
Dazu wird eine Kanban-Tafel mit Karten erstellt. Von links nach rechts bildet die Tafel den aktuellen Prozessablauf mit Aufgaben ab, die zu bearbeiten, in Bearbeitung und abgeschlossen sind. Mit Karten sind physische Kärtchen gemeint, die an die Wand oder ein Pinboard geklebt werden. Mittlerweile gibt es jedoch auch Software mit „elektronischen Kärtchen“. Das nennt sich dann E-Kanban.
In der praktischen Anwendung ist Kanban komplexer als ein bloßes Board mit drei Spalten. Die Informationen auf den Kanban-Tickets sind individualisierbar. Es lassen sich z. B. verschiedene Aufgabentypen, Unteraufgaben oder Kanban-Klassen durch Farben, Markierungen, Buttons, Aufkleber oder zusätzliche Spalten und Zeilen hinzufügen. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Die wichtigsten Elemente beim Kanban:
- Kanban-Tafel (Board)
- Kanban-Karten (Tickets)
- Mindestens 3 Spalten: „To-do“ (auch Backlog genannt), „In Progress“ und „Done“
- Regeln, auf die sich das Team im Voraus einigt.
Kanban-Regeln
- Flexible, aber klare Regeln: Eine Stärke von Kanban ist die Flexibilität des Boards. Jedes Team kann eigene Regeln festlegen, die individuell auf das eigene Projekt zugeschnitten sind. Ein Beispiel könnte sein: „Jedes Teammitglied darf nur eine Aufgabe zur selben Zeit bearbeiten." Zentral ist, dass diese Regeln klar kommuniziert und von allen Mitarbeitern verinnerlicht werden.
- Mitarbeiter ziehen Karten: Alle Mitarbeiter erhalten Zugriff auf das Kanban-Board und ziehen eine Aufgabe, die sie erledigen möchten. Das Ziehen von Tickets hat nicht nur einen symbolischen Wert. Mitarbeiter werden dazu bewegt, eigenverantwortlich zu arbeiten. Leadership wird auf allen Ebenen gefördert.
- Aufgabenlimit: Eine Regel, die sich bei der Anwendung von Kanban bewährt hat, ist ein festgelegtes Aufgabenlimit. Pro Spalte sollte eine maximale Anzahl an Tickets definiert werden. Eine Regel könnte lauten: „Es dürfen höchstens 5 Tasks in Bearbeitung sein." Das verhindert z. B., dass ständig neue Aufgaben gezogen werden, obwohl alte noch nicht fertiggestellt wurden. Wenn fünf Aufgaben in Bearbeitung sind, müssen nach dieser Regel Teammitglieder sich gegenseitig helfen, um diese abzuschließen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Kanban basiert auf einem weiteren japanischen Konzept, dass „Kaizen" heißt. Kaizen steht für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in kleinen evolutionären, nicht revolutionären Schritten. Es geht nicht nur darum, den aktuellen Prozessablauf abzubilden. Ein wichtiges Prinzip im Kanban-System ist die stetige Optimierung der Prozesse. Hier sind die Mitarbeiter gefragt, die bei der Reflexion des Aufgabenmanagements involviert sein müssen.
Wichtig: Kanban ist eine Methode oder ein Prozess, aber kein umfassendes Framework mit einem eigenständigen Regelwerk wie Scrum. Es gibt keine festgelegten Rollen und Sprints, wie im Scrum, die das gesamte Unternehmen umkrempeln. Die Vorschriften halten sich im Rahmen. Kanban ist ein einfacher Weg, für Ordnung zu sorgen und Aufgaben zu erfüllen.
Vorteile von Kanban
- Ermöglicht Priorisierung von Aufgaben.
- Schafft Transparenz über Fortschritte im Prozessablauf oder Projekt.
- Engpässe und Probleme werden früh ersichtlich.
- Weniger Micromanagement für Teamleads
- Kombination mit anderen Methoden und Tools möglich (siehe: Hybrides Projektmanagement)
- Fördert Motivation und Zufriedenheit im Team, da jeder Mitarbeiter selbst entscheidet, welche Aufgaben er erfüllt.
- Kann Kultur der kontinuierlichen Verbesserung anspornen.
Probleme der Methode
- Widerstände bei der Einführung (es gibt immer jemanden, der keine Veränderung mag)
- Einhaltung von Prinzipien und Regeln (Kanban ist mehr als Tafel und Tickets)
- Fordert Eigeninitiative und Engagement von Teammitgliedern
Wer kann Kanban einsetzen?
Kanban ist überall einsetzbar, wo genug Prozesse vorhanden sind, die visualisiert werden können. Heute wird das Tool in der Logistik zur Steuerung von Materialflüssen, in der IT zur Steuerung von Informationsflüssen und im agilen Projektmanagement zur Steuerung von Projektfortschritten eingesetzt. Prinzipiell lässt sich die Methode jedoch überall einsetzen: Im Marketing, im Vertrieb oder im Personalmanagement. Auch ist kein Team, wie etwa im Scrum notwendig. Eine Einzelperson kann Kanban einsetzen, um ihre eigene Arbeit zu organisieren.
Grundlagen in Kanban in unserem Seminar
Wer Mind-Maps und To-do-Listen als zu einfach und komplexe Methoden wie Scrum als zu aufwändig empfindet, der findet in Kanban einen guten Mittelweg, die eigenen Aufgaben zu sortieren. Die Methode kann überall eingesetzt werden, wo es häufig zu Engpässen, Überlastungen oder fehlender Transparenz im Aufgabenmanagement kommt. Kanban schafft Ordnung im Chaos und gibt Mitarbeitern nebenbei wieder Kraft, handlungsfähig zu werden. Das Ganze schafft das Tool, ohne die Unternehmenskultur gänzlich zu verändern. Beim Praxiseinsatz einer Methode wie Kanban kommen viele Fragen auf. Wer sich an einige Spielregeln hält, für den gestaltet sich die Einführung von Kanban relativ unkompliziert. In unserem Seminar vermitteln wir anwendungsbezogen, wie Kanban in Unternehmen eingesetzt werden kann:
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