SAP® Vertrieb (SD) – Grundlagen

SAP SD (Sales and Distribution) ist ein zentrales Modul von SAP ERP, das alle vertrieblichen Prozesse eines Unternehmens abbildet und steuert. Es wird genutzt, um den gesamten Order-to-Cash-Zyklus zu verwalten – von der Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung über den Versand und Transport bis hin zur Fakturierung. Durch die Integration mit anderen Modulen wie der Materialwirtschaft (MM) und dem Finanzwesen (FI) sorgt es für reibungslose und transparente Abläufe.

Der Standard-Vertriebsprozess in SAP SD, auch Order-to-Cash genannt, beginnt mit einer Kundenanfrage oder einem Angebot. Darauf folgt die Erstellung eines Kundenauftrags, der eine Verfügbarkeitsprüfung und die Versandterminierung anstößt. Anschließend werden die Waren kommissioniert, verpackt und eine Auslieferung erstellt, die den Warenausgang bucht. Der Prozess endet mit der Erstellung der Faktura (Rechnung) und der anschließenden Verbuchung des Zahlungseingangs in der Finanzbuchhaltung.

Der Hauptunterschied liegt im Fokus: SAP SD (Sales and Distribution) steuert alle Prozesse, die mit dem Verkauf und Versand von Produkten an Kund:innen zu tun haben (Order-to-Cash). SAP MM (Materials Management) hingegen verwaltet die Beschaffung und Lagerung von Materialien, die das Unternehmen benötigt (Procure-to-Pay). Vereinfacht gesagt, kümmert sich SD um den Waren-Ausgang zum Kunden, während MM den Waren-Eingang vom Lieferanten regelt.

Die wichtigsten Stammdaten in SAP SD sind der Kundenstamm, der Materialstamm und die Konditionsstammdaten. Der Kundenstamm enthält alle relevanten Daten über die Geschäftspartner:innen, wie Adresse und Zahlungsbedingungen. Der Materialstamm beschreibt die zu verkaufenden Produkte und Dienstleistungen. Die Konditionsstammdaten definieren Preise, Zu- und Abschläge sowie Steuern, die für die automatische Preisfindung im System hinterlegt werden.

SAP SD besteht aus mehreren eng integrierten Teilmodulen, die spezifische Funktionen abdecken. Zu den wichtigsten Komponenten gehören die Grundfunktionen und Stammdaten (SD-BF, SD-MD), der Verkauf (SD-SLS), der Versand (SD-SHP), die Fakturierung (SD-BIL) und die Transportabwicklung (SD-TBA). Ergänzt werden diese durch Funktionen für die Verkaufsunterstützung (SD-CAS) und den Außenhandel (SD-FTT), um den gesamten Vertriebsprozess zu unterstützen.

Organisationseinheiten bilden die Unternehmensstruktur im SAP-System ab und sind für die Prozesssteuerung unerlässlich. Im Vertrieb (SD) sind die wichtigsten Einheiten der Buchungskreis, die Verkaufsorganisation, der Vertriebsweg und die Sparte. Die Verkaufsorganisation ist für den Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen verantwortlich, der Vertriebsweg beschreibt, wie verkauft wird (z. B. Handel, online), und die Sparte gruppiert Materialien oder Dienstleistungen. Ihre Kombination bildet einen Vertriebsbereich.

Die Preisfindung in SAP SD ermittelt automatisch Preise mithilfe der Konditionstechnik. Für einen Kundenauftrag durchläuft das System ein vordefiniertes Kalkulationsschema, das verschiedene Konditionsarten wie Bruttopreis, Rabatte, Zuschläge und Steuern in einer bestimmten Reihenfolge prüft. Die passenden Werte werden aus den Konditionsstammsätzen gelesen und zur Berechnung des finalen Nettopreises für die jeweilige Auftragsposition herangezogen.

Ein Kundenauftrag in SAP SD ist eine rechtlich bindende Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und einem:einer Kund:in über die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen. Er enthält alle wichtigen Informationen wie Kundendaten, Material, Mengen, Preise und Liefertermine. Das Anlegen eines Kundenauftrags (z. B. mit Transaktion VA01) ist ein zentraler Schritt im Vertriebsprozess, der nachgelagerte Aktivitäten wie die Lieferung und Fakturierung anstößt.

Der Belegfluss in SAP SD zeigt die gesamte Kette von zusammengehörigen Dokumenten innerhalb eines Geschäftsvorfalls an. Er verbindet alle Schritte von der Anfrage über den Auftrag, die Lieferung und den Warenausgang bis hin zur Rechnung und eventuellen Gutschriften. Anwendende können so jederzeit den Status eines Vertriebsprozesses nachvollziehen und von einem Beleg direkt zu seinem Vorgänger- oder Nachfolgerbeleg navigieren, was für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.

Eine Faktura (Rechnung) in SAP SD wird auf Basis von Vorgängerbelegen wie einer Auslieferung oder einem Kundenauftrag erstellt. Das System kopiert dabei relevante Daten wie den Rechnungsempfänger, die Positionen und die Preise. Die Fakturaerstellung kann einzeln oder in einem Sammellauf für mehrere fällige Lieferungen oder Aufträge erfolgen. Mit der Buchung der Faktura werden die Forderungen automatisch an die Finanzbuchhaltung (FI) übergeben und die entsprechenden Erlöskonten aktualisiert.