SAP® SCM Fremdbeschaffung (MM) – Grundlagen

SAP MM (Materialwirtschaft) ist ein zentrales Modul von SAP, das Unternehmen bei der Verwaltung von Material- und Beschaffungsprozessen unterstützt. Es deckt den gesamten Zyklus von der Bedarfsplanung über die Beschaffung und Bestandsführung bis zur Rechnungsprüfung ab. Hauptaufgaben sind die Optimierung der Lieferkette, die Sicherstellung der Materialverfügbarkeit und die Reduzierung von Lager- und Beschaffungskosten.

SAP MM ist ein Kernmodul innerhalb von SAP ERP für die Materialwirtschaft, während SAP SCM (Supply Chain Management) eine umfassendere Suite von Anwendungen ist. SAP MM konzentriert sich auf operative Prozesse wie Beschaffung und Bestandsführung. SAP SCM hingegen bietet erweiterte, strategische Planungs- und Optimierungswerkzeuge für die gesamte Lieferkette, beispielsweise für die Bedarfsplanung und Prognose.

Der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay) in SAP MM beginnt mit einer Bestellanforderung, um einen Bedarf zu melden. Darauf folgen die Bezugsquellenfindung und das Einholen von Angeboten, was zur Erstellung einer Bestellung führt. Nach dem Wareneingang wird die Lieferung erfasst. Abschließend wird die Rechnung des:der Lieferant:in geprüft und zur Zahlung freigegeben, wodurch der Prozess endet.

Eine Bestellanforderung (BANF) ist eine interne Anforderung einer Abteilung, ein Material oder eine Dienstleistung zu beschaffen, und hat keine rechtliche Bindung. Sie löst den Beschaffungsprozess aus. Eine Bestellung hingegen ist ein rechtlich verbindliches Dokument, das an externe Lieferant:innen gesendet wird, um die angeforderten Waren oder Dienstleistungen zu den vereinbarten Konditionen zu ordern.

Die wichtigsten Stammdaten in SAP MM sind der Materialstamm, der Lieferantenstamm und der Einkaufsinfosatz. Der Materialstamm enthält alle Informationen zu einem Material, während der Lieferantenstamm Daten über die Beschaffungspartner:innen speichert. Der Einkaufsinfosatz verknüpft ein bestimmtes Material mit einem:einer Lieferant:in und definiert Konditionen wie Preise und Lieferzeiten.

Der Materialstamm ist der zentrale Datensatz für ein Material in SAP und beschreibt alle Produkte, die ein Unternehmen beschafft, fertigt oder lagert. Er enthält allgemeine Daten wie Bezeichnung und Gewicht sowie bereichsspezifische Daten für Einkauf, Lagerung und Buchhaltung. Diese Informationen sind in verschiedenen Sichten organisiert, die den jeweiligen Fachbereichen zugeordnet sind.

Der Lieferantenstamm ist ein zentraler Stammdatensatz, der alle Informationen über eine:n Lieferant:in enthält, wie Adresse, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. Er wird genutzt, um Geschäftsbeziehungen zu verwalten und Beschaffungsprozesse durchzuführen. In SAP S/4HANA wird der Lieferantenstamm als Teil des allgemeineren Geschäftspartner-Stammdatenmodells gepflegt, was die Integration verschiedener Geschäftsbereiche vereinfacht.

In SAP MM werden Warenbewegungen genutzt, um alle Materialflüsse zu dokumentieren. Die wichtigsten Arten sind:

• Wareneingang: Erfassung von Lieferungen, die im Unternehmen eintreffen (z.B. Bewegungsart 101).
• Warenausgang: Buchung von Material, das das Lager verlässt (z.B. für eine Kostenstelle oder einen Kundenauftrag).
• Umbuchung: Verschiebung von Material zwischen verschiedenen Lagerorten oder Bestandsarten (z.B. von Qualitätsprüfung in den freien Bestand).

Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem:einer Lieferant:in über die Lieferung von Materialien oder Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen. In SAP MM gibt es zwei Haupttypen: den Kontrakt, der sich auf eine Zielmenge (Mengenkontrakt) oder einen Zielwert (Wertkontrakt) bezieht, und den Lieferplan für regelmäßige Lieferungen zu fixen Terminen.

Die Logistik-Rechnungsprüfung (MM-IV) ist der letzte Schritt im Beschaffungsprozess, bei dem eingehende Rechnungen geprüft werden. Dabei werden die Rechnungsdaten (Menge, Preis) mit den Informationen aus der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen (Drei-Wege-Prüfung). Bei Übereinstimmung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben, was Transparenz und Korrektheit sicherstellt.