SAP® Report Painter / Report Writer

Der SAP Report Painter ist ein Werkzeug zur Erstellung von Berichten, insbesondere im Finanz- und Controlling-Bereich. Er ermöglicht es auch Personen ohne tiefe Programmierkenntnisse, schnell und einfach Berichte zu definieren, da er eine grafische, anwenderfreundliche Oberfläche nutzt. Die Struktur des Berichts mit Zeilen und Spalten wird visuell dargestellt, was den Designprozess nach dem „What You See Is What You Get“-Prinzip erheblich vereinfacht.

Der Hauptunterschied liegt in der Benutzerfreundlichkeit und Komplexität. Der Report Painter ist einfacher zu bedienen und ideal für Standardberichte mit einer klaren Zeilen- und Spaltenstruktur. Der Report Writer ist hingegen flexibler und leistungsfähiger, erfordert aber mehr Einarbeitung. Er wird für komplexe Berichte genutzt, die beispielsweise spezielle Berechnungen, mehrstufige Hierarchien oder eine freie Anordnung von Berichtselementen (Sets) erfordern.

Der SAP Report Painter arbeitet nach einem grafischen Baukastenprinzip, bei dem Nutzende einen Bericht visuell zusammenstellen. Zuerst wird eine Bibliothek als Datenbasis gewählt, die Merkmale und Kennzahlen bereitstellt. Anschließend definieren die Anwendenden die Inhalte der Zeilen und Spalten durch Auswahl dieser Elemente. Die Berichtsstruktur ist dabei jederzeit sichtbar, was die Definition intuitiv macht und separate Testläufe oft überflüssig werden lässt.

Eine Bibliothek ist eine Sammlung von Merkmalen, Basiskennzahlen und Kennzahlen, die aus einer bestimmten Datenbanktabelle stammen und für die Berichterstellung zur Verfügung stehen. Jeder Bericht muss einer Bibliothek zugeordnet sein und kann nur die darin enthaltenen Felder verwenden. Bibliotheken sorgen somit für eine strukturierte und konsistente Datenbasis für alle Berichte, die in einem bestimmten Anwendungsbereich, wie der Kostenstellenrechnung, erstellt werden.

Um einen einfachen Bericht zu erstellen, starten Sie die entsprechende Transaktion (z.B. GRR1) und wählen eine passende Bibliothek aus. Danach definieren Sie die Berichtszeilen, indem Sie Merkmale wie Kostenarten oder Konten auswählen. Anschließend legen Sie die Spalten mit Kennzahlen wie Ist- und Plankosten fest. Nach dem Definieren der allgemeinen Selektionskriterien wird der Bericht gesichert, generiert und kann dann zur Anzeige der Daten ausgeführt werden.

Sets werden im Report Writer verwendet, um Werte oder Wertebereiche eines Merkmals unter einem Namen zu gruppieren, zum Beispiel eine Gruppe von Kostenstellen oder Konten. Diese Sets können dann in Berichten flexibel als Bausteine für Zeilen, Spalten oder in Selektionen wiederverwendet werden. Die Nutzung von Sets vereinfacht die Erstellung und Wartung komplexer Berichte erheblich, da Änderungen nur an einer zentralen Stelle im Set vorgenommen werden müssen.

Die Formatierung im Report Painter dient der Verbesserung der Lesbarkeit und visuellen Aufbereitung von Berichten. Sie können direkt in der Berichtsdefinition beispielsweise Spaltenbreiten, Zahlenformate und die Verwendung von Farben oder Schriftarten festlegen. Zudem lassen sich Elemente wie Zwischensummen oder Nulldarstellungen steuern. Diese Einstellungen können für den gesamten Bericht über ein Standardlayout oder individuell für einzelne Zeilen und Spalten vorgenommen werden.

Der Hauptvorteil des Report Writers ist seine überlegene Flexibilität für sehr komplexe Berichtsanforderungen. Anders als der Report Painter ist er nicht an eine starre Zeilen- und Spaltenlogik gebunden und erlaubt die freie Positionierung von Berichtselementen (Sets). Zudem bietet er erweiterte Funktionen für die Nutzung von Formeln und die Definition mehrdimensionaler Strukturen, was ihn zum Werkzeug der Wahl für hochindividuelle Auswertungen macht.

Kennzahlen sind die numerischen, auszuwertenden Felder in einem Bericht, wie zum Beispiel Kosten, Erlöse oder Mengen. Im Report Painter und Report Writer werden sie typischerweise in den Spalten definiert, oft in Kombination mit Perioden oder Werttypen (z.B. Ist, Plan). Während der Report Painter meist vordefinierte Kennzahlen nutzt, können im Report Writer auch komplexe, selbst berechnete Kennzahlen über Formeln direkt im Bericht erstellt werden.

Der Transport von Berichten und ihren Komponenten wie Berichtsgruppen oder Sets erfolgt über das SAP-Transportwesen. Eine gängige Methode ist der Export der Objekte in eine Datei über spezielle Transaktionen (z.B. GR37, GR57) und der anschließende Import im Zielsystem (z.B. GR38, GR58). Alternativ können die Berichtsobjekte manuell einem Transportauftrag hinzugefügt und über den Standard-Transportprozess zwischen den Systemen bewegt werden.