SAP® Reisemanagement (HR) – Grundlagen

SAP Reisemanagement, auch bekannt als SAP FI-TV, ist ein Modul zur Abwicklung aller Prozesse rund um Geschäftsreisen. Es unterstützt den gesamten Ablauf von der Beantragung und Planung einer Reise über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung und der korrekten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und Personalabrechnung. Ziel ist eine effiziente und integrierte Verwaltung aller anfallenden Reisedaten und -kosten in einem System.

Die Reisekostenabrechnung in SAP ermöglicht die vollständige Erfassung und Abrechnung aller reisebedingten Ausgaben nach einer Geschäftsreise. Reisende vervollständigen ihre Abrechnung mit allen Daten und Belegen, wobei das System gesetzliche und firmenspezifische Vorgaben prüft. Nach der Genehmigung durch eine vorgesetzte Person werden die Ergebnisse an die Finanzbuchhaltung, das Controlling und die Personalabrechnung zur Auszahlung und Verbuchung weitergeleitet.

Das SAP Reisemanagement deckt den gesamten End-to-End-Prozess von Geschäftsreisen ab. Dies beginnt mit dem Reiseantrag und der Genehmigung, geht über die Reiseplanung mit Buchung von Flügen oder Hotels und endet mit der Reisekostenabrechnung. Die Komponente sorgt für die vollständige Abwicklung inklusive der Überleitung der Kosten an die Finanzbuchhaltung (FI), das Controlling (CO) und die Personalabrechnung (HR).

Der Reiseantrag in SAP dient der Planung und Genehmigung einer bevorstehenden Geschäftsreise vor deren Antritt. Er informiert Vorgesetzte über Reisedaten, Zweck und geschätzte Kosten. Die Reisekostenabrechnung hingegen erfolgt nach der Reise und dient der Erfassung und Erstattung der tatsächlich entstandenen Kosten. Sie ist der Prozess, bei dem alle Belege und Reisedaten zur finalen Abrechnung zusammengeführt werden.

Belege in der SAP Reisekostenabrechnung werden nach der Reise von der reisenden Person erfasst, um die entstandenen Kosten nachzuweisen. Mitarbeitende können die Belegdaten manuell eingeben oder digitale Belege, zum Beispiel von Kreditkartentransaktionen, direkt zuordnen. Moderne Oberflächen wie SAP Fiori oder SAP Concur ermöglichen es auch, Belege einfach per App abzufotografieren und hochzuladen, was den Prozess erheblich vereinfacht.

Für das SAP Reisemanagement sind vor allem Personalstammdaten entscheidend, die in sogenannten Infotypen gepflegt werden. Der wichtigste ist der Infotyp 0017 „Reiseprivilegien“, der die individuellen Erstattungsansprüche der Mitarbeitenden steuert. Zudem wird der Infotyp 0009 „Bankverbindung“ für die Auszahlung der Reisekosten benötigt. Diese Daten stellen sicher, dass Abrechnungen und Erstattungen korrekt gemäß den Unternehmensrichtlinien erfolgen.

Der Genehmigungsprozess in SAP startet, wenn eine reisende Person einen Reiseantrag oder eine Reisekostenabrechnung einreicht. Das System leitet den Antrag automatisch an die zuständige genehmigende Person, meist eine vorgesetzte Person, weiter. Diese kann den Antrag prüfen und anschließend genehmigen, ablehnen oder zur Überarbeitung zurücksenden. Für diesen Prozess können Unternehmen den SAP Business Workflow nutzen, um unternehmensspezifische Genehmigungsverfahren abzubilden.

Nach der Abrechnung einer Reise werden die Ergebnisse an das SAP Rechnungswesen übergeben, um die Reiseaufwände korrekt zu verbuchen. Das System erzeugt einen Buchungslauf, der die Reisekosten auf die entsprechenden Sachkonten in der Finanzbuchhaltung (FI) und Kostenstellen im Controlling (CO) bucht. Dieser integrierte Prozess stellt sicher, dass alle Ausgaben verursachungsgerecht zugeordnet und die Erstattungsbeträge an die Mitarbeitenden ausgezahlt werden.

Pauschalen sind gesetzlich festgelegte Spesensätze, die die Abrechnung von Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungen vereinfachen. Im SAP Reisemanagement werden diese Pauschalen automatisch anhand der Reisedauer und des Reiseziels berechnet, ohne dass Einzelbelege nötig sind. Das System greift auf hinterlegte, länderspezifische Sätze zurück und ermittelt so den korrekten Erstattungsbetrag gemäß den steuerlichen Vorgaben.

Das SAP Reisemanagement bietet vielfältige Auswertungsmöglichkeiten, um die Reisekosten transparent zu machen. Unternehmen können Standard-Berichte nutzen, um Reisekosten nach verschiedenen Kriterien wie Kostenstellen, Reisespesenarten oder pro mitarbeitender Person periodenweise auszuwerten. Diese Analysen helfen dem Controlling dabei, Reisebudgets zu überwachen, Einsparpotenziale zu identifizieren und die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen.