SAP® PLM Projektmanagement (PS)

Das SAP Projektsystem (PS) ist eine integrierte Projektmanagement-Lösung innerhalb des SAP-ERP-Systems zur Planung, Steuerung und Abwicklung von Projekten. Es ermöglicht die Verwaltung aller Projektphasen, von der Strukturierung über die Durchführung bis zum Abschluss. Durch die enge Integration mit anderen SAP-Modulen wie Controlling (CO), Vertrieb (SD) und Materialwirtschaft (MM) bietet es eine ganzheitliche Sicht auf Termine, Ressourcen und Finanzen.

Ein Projektstrukturplan (PSP), englisch Work Breakdown Structure (WBS), ist ein hierarchisches Modell, das ein Projekt in überschaubare Einheiten, die sogenannten PSP-Elemente, gliedert. Er bildet die operative Basis für die Planung, Überwachung und Steuerung von Kosten, Terminen und Ressourcen im Projekt. Jedes PSP-Element kann dabei Träger von Budgets, Kosten und Erlösen sein und dient der Organisation und Koordination der Projektleistungen.

SAP PS ist tief in die SAP-Landschaft integriert und tauscht Daten mit vielen anderen Modulen aus, um eine durchgängige Prozesskette sicherzustellen. Beispielsweise werden Kosten und Erlöse aus dem Controlling (CO) und Finanzwesen (FI) übernommen, Materialbedarfe an die Materialwirtschaft (MM) gemeldet und Fakturierungsdaten an den Vertrieb (SD) übergeben. Diese Integration ermöglicht eine echtzeitnahe und transparente Steuerung aller projektrelevanten Aspekte.

SAP PS (Projektsystem) ist auf die operative Abwicklung und Steuerung einzelner, bereits genehmigter Projekte fokussiert, mit starker Integration in Logistik und Rechnungswesen. SAP PPM (Portfolio and Project Management) hingegen dient der strategischen Verwaltung des gesamten Projektportfolios, von der Idee über die Priorisierung bis zur Auswahl von Projekten. Vereinfacht gesagt, verwaltet PPM das „Was“ und „Warum“ (welche Projekte?), während PS das „Wie“ (die Detailausführung) steuert.

Die Kosten- und Erlösplanung in SAP PS ermöglicht eine detaillierte Vorkalkulation aller im Projekt anfallenden Werte. Dies kann über verschiedene Methoden wie die manuelle Planung auf PSP-Elementen, die netzplanbasierte Kalkulation oder das Easy Cost Planning erfolgen. Die Planung bildet die Grundlage für die Budgetierung und das spätere Controlling, indem geplante Werte den Ist-Kosten und -Erlösen gegenübergestellt werden, um Abweichungen zu analysieren.

Der Project Builder ist die zentrale und benutzerfreundliche Transaktion zur Bearbeitung von Projekten im SAP Projektsystem. Er bietet eine integrierte Arbeitsumgebung, in der alle wichtigen Projektstrukturelemente wie der Projektstrukturplan (PSP) und Netzpläne angelegt, geändert und angezeigt werden können. Durch seine übersichtliche Struktur mit Baumansicht, Arbeitsbereich und Detailübersichten erleichtert er die tägliche Arbeit und beschleunigt die Projektpflege erheblich.

Die Budgetierung in SAP PS ist der Prozess der Zuweisung eines verbindlichen Kostenrahmens für ein Projekt, der sich von der unverbindlicheren Kostenplanung unterscheidet. Das genehmigte Budget wird auf die PSP-Elemente verteilt und dient als Grundlage für die Verfügbarkeitskontrolle, die Budgetüberschreitungen verhindert. Funktionen wie Budgetnachträge, -rückgaben und -überträge ermöglichen eine flexible Anpassung des Budgets während der Projektlaufzeit.

Ein Netzplan im SAP Projektsystem stellt den zeitlichen und logischen Ablauf von Vorgängen und deren Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts dar. Er ist die Basis für die Termin- und Kapazitätsplanung, indem er Start- und Endtermine der einzelnen Vorgänge berechnet und den kritischen Pfad aufzeigt. Im Gegensatz zum hierarchischen Projektstrukturplan (PSP) fokussiert sich der Netzplan auf die prozessuale und ablauftechnische Sicht des Projekts.

Die Ressourcenplanung in SAP PS dient der effizienten Zuteilung von Personal, Maschinen und Kapazitäten zu den Projektvorgängen. Projektleitende können Bedarfe über Rollen definieren, die benötigte Qualifikationen und Verfügbarkeiten beschreiben. Das System unterstützt dann bei der Suche nach geeigneten Ressourcen und deren Zuordnung zu den Aufgaben, wodurch eine optimale Auslastung sichergestellt und Engpässe frühzeitig erkannt werden können.

Beim Periodenabschluss im SAP Projektsystem werden periodenbezogene kaufmännische Tätigkeiten durchgeführt, um eine korrekte Abgrenzung und Bewertung des Projekts zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem die Verrechnung von Gemeinkosten, die Zinsrechnung bei Langläufern, die Ergebnisermittlung zur Bewertung des Projektfortschritts und die Abrechnung der angefallenen Kosten an die zuständigen Empfängerobjekte. Dieser Prozess ist entscheidend für ein aussagekräftiges Controlling und Reporting.