SAP® Personaladministration

Die SAP Personaladministration (PA) ist ein Kernmodul von SAP HCM zur digitalen Verwaltung aller Personalstammdaten und personalwirtschaftlicher Vorgänge. Sie bildet den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden ab – von der Einstellung bis zum Austritt. In diesem Modul werden zentrale Informationen wie persönliche Daten, organisatorische Zuordnungen, Gehälter und Arbeitszeiten strukturiert erfasst und gepflegt, was die Grundlage für weitere HR-Prozesse wie die Personalabrechnung bildet.

Infotypen sind logische Gruppierungen von Datenfeldern, die Personalinformationen strukturiert speichern. Zu den wichtigsten Infotypen gehören „Maßnahmen“ (0000), „Organisatorische Zuordnung“ (0001), „Daten zur Person“ (0002), „Anschriften“ (0006) und „Basisbezüge“ (0008). Diese Infotypen stellen sicher, dass alle relevanten Daten für personalwirtschaftliche Prozesse wie Einstellung, Abrechnung oder Reporting korrekt und historisch nachvollziehbar erfasst sind.

Die Pflege von Personalstammdaten erfolgt durch das Anzeigen, Anlegen oder Ändern von Infotyp-Datensätzen über Transaktionen wie PA30. Anwendende wählen eine Person und den zu bearbeitenden Infotyp aus, um beispielsweise eine Adressänderung oder eine neue Bankverbindung einzutragen. Dabei wird für jede Änderung ein neuer Gültigkeitszeitraum festgelegt, sodass frühere Daten für eine lückenlose Historie erhalten bleiben.

Eine Personalmaßnahme ist eine vordefinierte Abfolge von Infotypen, um einen personalwirtschaftlichen Vorgang wie eine Einstellung, einen organisatorischen Wechsel oder einen Austritt standardisiert abzuwickeln. Durch die Nutzung von Maßnahmen (z.B. über Transaktion PA40) wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Daten in einer logischen Reihenfolge erfasst werden. Dies erhöht die Datenqualität und vereinfacht komplexe Prozesse für die Personalabteilung.

Eine neue Person wird mithilfe der Personalmaßnahme „Einstellung“ über die Transaktion PA40 im System angelegt. Dieser geführte Prozess leitet die Anwendenden schrittweise durch alle notwendigen Infotypen, zum Beispiel zur Erfassung der Daten zur Person, der Anschrift und der organisatorischen Zuordnung. Dadurch wird eine strukturierte und vollständige Erfassung aller relevanten Stammdaten von Beginn an sichergestellt.

Die Zeitbindung ist eine Regel, die für jeden Infotyp festlegt, ob und wie viele Datensätze in einem Zeitraum existieren dürfen. Es gibt drei Hauptarten: Zeitbindung 1 erfordert einen lückenlosen Verlauf (z.B. organisatorische Zuordnung), Zeitbindung 2 erlaubt höchstens einen Satz zu einer Zeit (z.B. Daten zur Person) und Zeitbindung 3 lässt mehrere Sätze gleichzeitig zu. Dies sichert die logische Konsistenz und historische Genauigkeit der Personaldaten.

Persönliche Daten von Mitarbeitenden, wie die Anschrift oder der Familienstand, werden über die Transaktion PA30 (Personalstammdaten pflegen) geändert. Anwendende wählen die betroffene Person und den passenden Infotyp (z.B. Infotyp 0002 für Daten zur Person oder 0006 für Anschriften) aus. Anschließend wird der Datensatz mit einem neuen Gültigkeitsdatum versehen und die Information aktualisiert, wobei der alte Eintrag für die Historie erhalten bleibt.

Die SAP Personaladministration bietet eine Vielzahl von Standardberichten für schnelle Auswertungen, ohne dass eine Programmierung nötig ist. Dazu gehören flexible Mitarbeiterlisten, Geburtstagslisten, Berichte zu Stellenplänen und Auswertungen von abrechnungsrelevanten Daten. Diese Werkzeuge ermöglichen es der Personalabteilung, schnell auf Daten zuzugreifen, Statistiken zu erstellen und die Datenqualität zu prüfen, indem sie vordefinierte Abfragen nutzen.

Die Ad-hoc Query ist ein benutzerfreundliches Reporting-Werkzeug in SAP HCM, mit dem Anwendende auch ohne Programmierkenntnisse flexible Berichte erstellen können. Nutzende können per Drag-and-drop relevante Felder aus verschiedenen Infotypen für die Selektion und Ausgabe auswählen, um schnell individuelle Listen und Auswertungen zu generieren. Dies ist ideal für spontane Anfragen, die nicht durch Standardberichte abgedeckt werden.

Die Personaladministration (PA) fokussiert auf die Verwaltung der Daten einzelner Mitarbeitenden, wie persönliche Informationen oder Gehaltsdaten. Das Organisationsmanagement (OM) hingegen bildet die Struktur des Unternehmens ab, also Organisationseinheiten, Planstellen und deren hierarchische Beziehungen. Beide Module sind eng miteinander verknüpft, da jede Person aus der PA einer Planstelle im OM zugeordnet ist, um die korrekte organisatorische Einbindung sicherzustellen.