SAP® Materialwirtschaft (MM) – Grundlagen

SAP MM (Materials Management) ist ein zentrales Modul von SAP ERP, das Unternehmen bei der Verwaltung aller Prozesse der Materialwirtschaft unterstützt. Es deckt den gesamten Beschaffungszyklus ab – von der Bedarfsplanung und dem Einkauf über die Bestandsführung und Lagerhaltung bis hin zur Rechnungsprüfung. Ziel ist es, die Materialflüsse effizient zu steuern und eine lückenlose Versorgung für die Produktion und den Vertrieb sicherzustellen.

Die Hauptaufgaben der SAP Materialwirtschaft (MM) umfassen die Planung, Steuerung und Durchführung aller Beschaffungs- und Bestandsprozesse. Dazu gehören die externe Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen, die Verwaltung von Material- und Lieferantenstammdaten, die Bestandsführung inklusive Wareneingängen und -ausgängen sowie die logistische Rechnungsprüfung. Das Modul sorgt für Transparenz und Effizienz in der gesamten Lieferkette.

Der Beschaffungsprozess in SAP MM, oft als „Procure-to-Pay“ bezeichnet, beginnt mit der Erfassung eines Bedarfs durch eine Bestellanforderung. Nach deren Genehmigung wandelt der Einkauf die Anforderung in eine Bestellung an eine:n Lieferant:in um. Es folgen der Wareneingang zur Bestellung und die mengen- und wertmäßige Verbuchung im Bestand. Abschließend wird die eingehende Lieferantenrechnung geprüft und zur Zahlung freigegeben.

Stammdaten in SAP MM sind zentrale, langfristig gültige Daten, die als Grundlage für alle Transaktionen in der Materialwirtschaft dienen. Die wichtigsten Stammdatentypen sind der Materialstamm, der alle Informationen zu einem Material enthält, und der Lieferantenstamm mit allen relevanten Daten zu den Lieferant:innen. Ein weiterer wichtiger Stammsatz ist der Einkaufsinfosatz, der materialspezifische Preise und Konditionen je Lieferant:in verbindet.

Der Materialstamm und der Lieferantenstamm sind zwei getrennte, aber wesentliche Stammdatensätze in SAP MM. Der Materialstamm enthält alle Informationen über ein Produkt oder eine Ware, die ein Unternehmen beschafft, lagert oder produziert, wie z.B. Bezeichnung, Maßeinheit und Lagerbedingungen. Dagegen speichert der Lieferantenstamm alle geschäftsrelevanten Daten zu den Lieferant:innen, wie Adresse, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen.

Eine Bestellanforderung, kurz BANF, ist ein interner Beleg in SAP, mit dem eine Abteilung oder ein:e Mitarbeitende den Bedarf an einem Material oder einer Dienstleistung an den Einkauf meldet. Sie ist eine Aufforderung an den Einkauf, eine Beschaffung auszulösen, stellt aber selbst noch keine rechtlich bindende Bestellung dar. Die BANF ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und dient als Grundlage für die spätere Erstellung einer Bestellung.

Der Hauptunterschied liegt in ihrer Verbindlichkeit und Funktion. Die Bestellanforderung (BANF) ist ein internes, unverbindliches Dokument, das einen Bedarf an den Einkauf meldet. Die Bestellung hingegen ist ein externes, rechtlich bindendes Dokument, das an eine:n Lieferant:in gesendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu vereinbarten Konditionen zu ordern. Die Bestellanforderung stößt den Prozess intern an, während die Bestellung die Beschaffung extern auslöst.

Die Bestandsführung in SAP MM (Komponente MM-IM) dient der mengen- und wertmäßigen Erfassung und Verwaltung aller Warenbewegungen im Unternehmen. Jeder Vorgang wie Wareneingang, Warenausgang, Umlagerung oder Umbuchung wird als Materialbeleg erfasst, wodurch der Lagerbestand in Echtzeit aktualisiert wird. Dies gewährleistet jederzeit einen genauen Überblick über die aktuellen Bestände an verschiedenen Lagerorten und deren Wert.

Die Organisationsstruktur in SAP MM bildet die Unternehmenshierarchie für die Beschaffung und Lagerhaltung ab. Zu den wichtigsten Organisationseinheiten gehören der Mandant als oberste Ebene, der Buchungskreis als rechtlich selbstständige Einheit und das Werk als Ort der Produktion oder Lagerung. Spezifisch für den Einkauf sind die Einkaufsorganisation, die für die Beschaffung zuständig ist, und der Lagerort zur genauen Bestandsführung innerhalb eines Werks.

Die Rechnungsprüfung in SAP MM ist der letzte Schritt im Beschaffungsprozess vor der Zahlung. Dabei wird eine eingehende Lieferantenrechnung mit den Daten aus der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. Das System prüft automatisch, ob Mengen und Preise übereinstimmen (Drei-Wege-Prüfung). Bei Abweichungen kann die Rechnung gesperrt werden, andernfalls wird sie zur Zahlung an die Buchhaltung weitergeleitet.