SAP® Kundenauftragsbearbeitung – Grundlagen

Ein Kundenauftrag in SAP ist eine verbindliche Vereinbarung zwischen einer Verkaufsorganisation und einem:einer Kund:in über die Lieferung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen. Er fasst alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Materialien, Mengen, Preise und Liefertermine zusammen. Dieses Dokument stößt Folgeprozesse wie die Lieferung und Fakturierung an und ist ein zentrales Element im Vertriebsmodul (SAP SD).

Einen Kundenauftrag legt man in SAP üblicherweise mit der Transaktion VA01 an, indem man die Daten des Auftraggebers, die gewünschten Materialien oder Dienstleistungen sowie Mengen und Termine erfasst. Das System kann dabei Daten aus Stammsätzen oder aus einem vorangegangenen Angebot automatisch übernehmen. Nachdem alle Daten eingegeben und geprüft wurden, wird der Auftrag gespeichert, wodurch er im System verbucht ist.

Für die Bearbeitung von Kundenaufträgen in SAP SD sind die zentralen Transaktionen VA01 zum Anlegen, VA02 zum Ändern und VA03 zum Anzeigen. Diese Transaktionscodes sind Standard im SAP-System und werden von Anwendenden im Vertrieb täglich genutzt. Für Listen und Auswertungen von Aufträgen kommen häufig Transaktionen wie VA05 oder der Kundenauftragsmonitor VA06 zum Einsatz.

Ein Angebot in SAP ist eine rechtlich unverbindliche Offerte an eine:n Kund:in, während ein Kundenauftrag eine verbindliche Vereinbarung zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen darstellt. Ein Angebot kann als Vorlage dienen und in einen Kundenauftrag überführt werden, wodurch die Verpflichtung zur Leistungserbringung entsteht. Der Auftrag stößt im Gegensatz zum Angebot logistische Folgeprozesse wie Lieferung und Fakturierung an.

Bestehende Kundenaufträge lassen sich in SAP mit der Transaktion VA02 ändern. Nach Eingabe der Auftragsnummer können Anwendende Daten wie Mengen, Liefertermine oder Materialien anpassen, solange der Auftrag noch nicht vollständig abgewickelt (z.B. geliefert) ist. Je nach Bearbeitungsstatus und Berechtigungen können bestimmte Felder für Änderungen gesperrt sein, um die Prozessintegrität sicherzustellen.

Der Belegfluss in SAP stellt die gesamte Kette eines Geschäftsvorgangs dar, indem er alle zugehörigen Dokumente miteinander verknüpft. Er zeigt beispielsweise, welches Angebot zu welchem Auftrag, welcher Lieferung und welcher Rechnung geführt hat. Diese grafische oder listenbasierte Übersicht schafft Transparenz und ermöglicht es Mitarbeitenden, den Status eines gesamten Vertriebsprozesses jederzeit lückenlos nachzuvollziehen und zu analysieren.

Organisationseinheiten im SAP Vertrieb (SD) bilden die Unternehmensstruktur aus vertrieblicher Sicht ab. Zu den wichtigsten Einheiten gehören die Verkaufsorganisation, die rechtlich für den Verkauf haftet, der Vertriebsweg (z.B. Handel, Direktvertrieb) und die Sparte, die Produkte oder Dienstleistungen gruppiert. Eine Kombination dieser drei bildet einen Vertriebsbereich, der spezifische Verkaufsprozesse steuert.

Die Verfügbarkeitsprüfung (ATP) prüft bei der Auftragserfassung automatisch, ob ein Material zum Wunschliefertermin verfügbar ist. Das System berücksichtigt dabei den aktuellen Lagerbestand sowie geplante Zugänge (z.B. aus Produktion oder Einkauf) und Abgänge. Basierend auf dieser Prüfung wird der Liefertermin in der Auftragsposition bestätigt oder es werden, falls eine Lücke besteht, neue Termine vom System vorgeschlagen.

Um einen Kundenauftrag in SAP zu stornieren, setzt man in der Regel über die Transaktion VA02 einen Absagegrund für die betreffenden Auftragspositionen. Dadurch wird verhindert, dass diese Positionen weiterverarbeitet, also zum Beispiel ausgeliefert werden. Eine komplette Stornierung des gesamten Auftrags auf Kopfebene ist nur möglich, wenn die Bearbeitung noch nicht begonnen hat. Eine Löschung im Sinne einer physischen Entfernung aus der Datenbank findet nicht statt.

Die Preisfindung ist der automatische Prozess im SAP-System, der bei der Auftragserfassung den Endpreis für den:die Kund:in ermittelt. Mithilfe der sogenannten Konditionstechnik berechnet das System Preise, Zu- und Abschläge (z.B. Rabatte, Frachtkosten) auf Basis von vordefinierten Regeln und Stammdaten. Dies stellt sicher, dass auch komplexe Preisvereinbarungen für jede Transaktion korrekt und nachvollziehbar angewendet werden.