SAP® Kreditorenbuchhaltung

Die Hauptaufgaben umfassen die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die Pflege der Kreditorenstammdaten und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Konkret bedeutet das, Rechnungen zu erfassen, zu prüfen und zu buchen sowie die pünktliche und korrekte Bezahlung aller Verbindlichkeiten sicherzustellen. Die Kreditorenbuchhaltung ist somit ein wesentlicher Teil des externen Rechnungswesens eines Unternehmens.

Ein Kreditorenstammsatz ist ein zentraler Datensatz, der alle Informationen über eine:n Lieferant:in enthält, die für die Geschäftsabwicklung benötigt werden. Dazu gehören allgemeine Daten wie Adresse und Bankverbindung, aber auch buchungskreisspezifische Daten wie Zahlungsbedingungen und Abstimmkonto. Diese zentrale Datenhaltung stellt sicher, dass bei Buchungen und Zahlungen alle relevanten Informationen automatisch und konsistent genutzt werden.

Kreditoren sind Lieferant:innen oder Dienstleistende, denen ein Unternehmen Geld für erhaltene Waren oder Leistungen schuldet; sie stellen Verbindlichkeiten dar. Debitoren hingegen sind Kund:innen, die dem Unternehmen Geld für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen schulden; sie stellen Forderungen dar. Einfach gesagt: An Kreditoren muss das Unternehmen zahlen, während es von Debitoren Geld erhält.

Der Prozess startet mit der Anlage und Pflege der Kreditorenstammdaten. Anschließend werden eingehende Rechnungen erfasst, geprüft (z. B. gegen eine Bestellung) und nach der Freigabe gebucht, wodurch eine offene Verbindlichkeit entsteht. Den Abschluss bildet die Begleichung dieser Verbindlichkeit durch den manuellen oder automatischen Zahlungslauf, wodurch der offene Posten ausgeglichen wird und der Vorgang abgeschlossen ist.

Eine Eingangsrechnung wird in SAP typischerweise über Transaktionen wie FB60 (für reine FI-Rechnungen) oder MIRO (bei Bestellbezug) gebucht. Anwender:innen erfassen dabei Kopfdaten wie Rechnungsdatum und Betrag, wählen den Kreditor aus und kontieren den Aufwand auf die entsprechenden Sachkonten oder Kostenstellen. Durch die Buchung entsteht ein offener Posten auf dem Kreditorenkonto, der zur Zahlung fällig wird.

Der automatische Zahllauf (Transaktion F110) selektiert fällige offene Posten von Kreditoren zur Zahlung. Das Programm erstellt auf Basis der hinterlegten Parameter wie Zahlweg und Fälligkeitsdatum einen Zahlungsvorschlag, der von den Anwendenden geprüft und bearbeitet werden kann. Nach der Freigabe des Vorschlags führt das System die Zahlungsbuchungen durch und erstellt die Zahlungsträger für die Bank.

Einen bereits gebuchten Beleg können Sie in SAP mit der Transaktion FB08 stornieren. Dafür müssen Sie die Belegnummer, den Buchungskreis und das Geschäftsjahr des Originalbelegs angeben. Das System erzeugt dann einen Stornobeleg, der die ursprünglichen Buchungen mit umgekehrten Vorzeichen ausführt. Dies dient der Korrektur von Fehlbuchungen bei gleichzeitiger Wahrung eines nachvollziehbaren Prüfpfads.

Ein neuer Kreditor wird in SAP S/4HANA über die zentrale Transaktion „BP“ (Business Partner) angelegt. In älteren SAP-Systemen nutzte man dafür Transaktionen wie XK01. Dabei werden verschiedene Datenbereiche gepflegt: allgemeine Daten (z.B. Adresse), Buchungskreisdaten für die Buchhaltung (z.B. Zahlungsbedingungen) und optional Einkaufsdaten für die Materialwirtschaft. Nach dem Speichern ist der Kreditor für Buchungen verfügbar.

Zu den wesentlichen Abschlussarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung gehören die Abstimmung der Kreditorenkonten und die Bewertung von offenen Posten in Fremdwährung zum Periodenende. Zudem werden wichtige Berichte wie Saldenlisten oder Offene-Posten-Listen erstellt, um die Korrektheit der Verbindlichkeiten für den Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss sicherzustellen. Diese Tätigkeiten sind entscheidend für eine ordnungsgemäße Bilanzierung.

Entsteht bei einer Zahlung eine Differenz zum Rechnungsbetrag, kann diese in SAP auf verschiedene Weisen behandelt werden. Die Differenz kann entweder als Restposten gebucht werden, wodurch ein neuer offener Posten entsteht, oder als Teilzahlung, bei der die Originalrechnung offen bleibt. Alternativ kann die Differenz, sofern sie innerhalb definierter Toleranzgrenzen liegt, auf ein separates Aufwands- oder Ertragskonto ausgebucht werden.