SAP® Immobilienmanagement (FI)

SAP Immobilienmanagement, auch SAP RE-FX genannt, ist eine Softwarelösung zur Verwaltung aller kaufmännischen Prozesse rund um Immobilien. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihren Immobilienbestand sowie alle zugehörigen Geschäftsvorfälle wie Vermietung, Buchhaltung und Abrechnungen ganzheitlich und zentral zu steuern. Die Software ist vollständig in die SAP-Systemlandschaft integriert und unterstützt die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards wie IFRS 16.

SAP Immobilienmanagement (RE-FX) deckt alle wesentlichen kaufmännischen Aufgaben der Immobilienverwaltung ab. Zu den Kernfunktionen gehören die Stammdatenverwaltung, die Vertragsverwaltung für Miet- und Pachtverträge, die Mietenbuchhaltung inklusive Sollstellung sowie die Nebenkostenabrechnung. Darüber hinaus unterstützt das Modul die Mietanpassung, das Reporting und ist in Finanzwesen und Controlling integriert, um eine transparente Kostenkontrolle zu gewährleisten.

Stammdaten in SAP Immobilienmanagement bilden die Grundlage für alle kaufmännischen Prozesse und werden in einer dualen Sicht dargestellt. Die Nutzungssicht umfasst kaufmännische Objekte wie Wirtschaftseinheiten, Grundstücke, Gebäude und Mietobjekte. Die architektonische Sicht bildet die physische Struktur eines Gebäudes ab. Diese Trennung ermöglicht eine flexible und präzise Verwaltung des gesamten Immobilienportfolios.

Der SAP-Geschäftspartner ist ein zentrales Stammdatenobjekt, das alle Informationen zu Personen und Organisationen wie Kund:innen oder Lieferant:innen bündelt. Anstatt separate Stammsätze für Debitoren und Kreditoren zu pflegen, werden alle Daten in einem einzigen Objekt verwaltet und durch Rollen differenziert. Dies vereinfacht die Datenpflege, sorgt für Konsistenz und verbessert die Datenqualität über verschiedene Geschäftsprozesse hinweg.

Die Vertragsverwaltung in SAP RE-FX ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Verträge, die sich auf den Immobilienbestand beziehen. Sie können verschiedene Vertragsarten wie Anmietungs-, Vermietungs- oder auch Serviceverträge über ihren gesamten Lebenszyklus abbilden und verwalten. Dabei lassen sich Mietobjekte, Konditionen, Laufzeiten sowie Kündigungs- und Verlängerungsoptionen detailliert hinterlegen und für die automatisierte Buchhaltung nutzen.

Die Mietenbuchhaltung in SAP RE-FX automatisiert die Verbuchung von Zahlungsströmen aus Mietverträgen. Basierend auf den im Vertrag hinterlegten Konditionen führt das System periodische Buchungsläufe durch, um Mieten und Nebenkostenvorauszahlungen im Finanzwesen soll zu stellen. Eingehende Zahlungen werden anschließend den offenen Posten zugeordnet. Dies gewährleistet eine effiziente und transparente Überwachung aller mietrelevanten Finanztransaktionen.

Die Mietanpassung in SAP RE-FX ermöglicht die automatisierte Änderung von Konditionen für eine große Anzahl von Verträgen. Das System unterstützt verschiedene gesetzliche und vertragliche Anpassungsverfahren wie Indexanpassung, Anpassung nach Mietspiegel oder aufgrund von Modernisierungsmaßnahmen. Nach der Berechnung und Simulation der neuen Mieten können die Anpassungen aktiviert werden, woraufhin das System die Konditionen in den Verträgen automatisch aktualisiert.

Die Nebenkostenabrechnung in SAP RE-FX dient dazu, die angefallenen umlagefähigen Kosten auf die Mieter:innen zu verteilen. Zunächst werden alle Kosten auf Abrechnungseinheiten gesammelt und anschließend nach definierten Schlüsseln, wie zum Beispiel Fläche oder Verbrauch, auf die einzelnen Mietobjekte umgelegt. Das System verrechnet das Ergebnis mit den geleisteten Vorauszahlungen und erstellt die finale Abrechnung für jede Mietpartei.

Das Informationssystem von SAP Immobilienmanagement bietet umfassende Reporting-Möglichkeiten zur Auswertung von Stamm- und Bewegungsdaten. Nutzende können Standardberichte für Objekte wie Verträge, Konditionen, Mietobjekte oder Geschäftspartner verwenden, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Zudem lassen sich die Auswertungen nutzen, um beispielsweise Vertragslaufzeiten, Leerstände oder die Ergebnisse von Nebenkostenabrechnungen detailliert zu analysieren.

Die Nutzungs- und die Architektursicht sind zwei Perspektiven auf die Stammdaten in SAP RE-FX. Die Nutzungssicht ist die kaufmännische Perspektive und bildet ab, was wirtschaftlich relevant ist, wie zum Beispiel vermietete Einheiten und Verträge. Die Architektursicht hingegen stellt das Gebäude physisch dar, mit seinen Geschossen, Räumen und Flächen. Diese Trennung ermöglicht eine flexible Abbildung, da sich die wirtschaftliche Nutzung von der baulichen Struktur unterscheiden kann.