SAP® HCM Personalbeschaffung (HR)

Die SAP HCM Personalbeschaffung, auch SAP E-Recruiting genannt, ist eine Komponente zur Verwaltung des gesamten Recruiting-Prozesses. Sie unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Arbeitsablauf von der Stellenausschreibung über die Bewerbungsverwaltung bis zur Einstellung digital abzubilden. Ziel ist es, passende Talente effizient zu finden und den administrativen Aufwand für Personalabteilungen zu reduzieren.

Der Prozess beginnt mit der Bedarfsplanung und der Erstellung einer Stellenausschreibung. Bewerbende können sich über verschiedene Kanäle bewerben, woraufhin ihre Daten im System erfasst und verwaltet werden. Recruiter:innen begleiten die Kandidat:innen durch definierte Prozessschritte wie Interviews oder Bewertungen. Der Prozess endet mit der Einstellung einer Person und der Übernahme der Daten oder mit einer Absage.

Der Hauptunterschied liegt in der Technologie und Bereitstellung: SAP HCM Recruiting ist die traditionelle On-Premise-Lösung, während SAP SuccessFactors Recruiting eine moderne, cloud-basierte Anwendung ist. SuccessFactors bietet oft eine intuitivere Benutzeroberfläche und kontinuierliche Innovationen wie KI-Funktionen. SAP HCM ist hingegen tief in bestehende SAP ERP-Systeme integriert.

Die SAP Personalbeschaffung zentralisiert und automatisiert Recruiting-Aufgaben, was zu schnelleren und kostengünstigeren Einstellungsprozessen führt. Durch die nahtlose Integration in andere SAP-Module, wie die Personaladministration, wird eine konsistente Datenhaltung sichergestellt und manueller Aufwand bei der Einstellung reduziert. Unternehmen können zudem Talent-Pools aufbauen, um langfristig auf qualifizierte Kandidat:innen zugreifen zu können.

Stellenausschreibungen werden direkt im SAP-System erstellt und können anschließend auf verschiedenen Kanälen publiziert werden. Zu diesen Kanälen gehören die unternehmenseigene Karriereseite, interne Jobportale für Mitarbeitende sowie externe Online-Stellenbörsen. Die Steuerung der Veröffentlichung ermöglicht es, gezielt unterschiedliche Zielgruppen anzusprechen und die Reichweite der Ausschreibung zu maximieren.

Bewerberstammdaten, also persönliche Informationen und Dokumente wie Lebensläufe, werden zentral in einem Bewerberprofil erfasst. Dieses Profil ermöglicht eine strukturierte und datenschutzkonforme Verwaltung aller relevanten Daten während des gesamten Bewerbungsprozesses. Durch die zentrale Erfassung haben berechtigte Personen wie Recruiter:innen und Fachbereiche schnellen Zugriff auf die Informationen der Bewerbenden.

Bewerbervorgänge dokumentieren die einzelnen Schritte und Aktivitäten, die eine bewerbende Person im Auswahlprozess durchläuft. Beispiele für solche Vorgänge sind „Bewerbung eingegangen“, „Zum Gespräch eingeladen“ oder „Absage“. Jeder dieser Status wird im System erfasst, was eine transparente Nachverfolgung des Bewerbungsfortschritts für das Recruiting-Team ermöglicht und die Kommunikation mit den Kandidat:innen unterstützt.

Die Einstellung erfolgt durch eine spezielle Personalmaßnahme im System, die die Bewerberdaten in einen Personalstammsatz für Mitarbeitende überführt. Dabei werden die im Recruiting-Prozess erfassten Informationen, wie persönliche Daten und Qualifikationen, automatisch übernommen. Dieser integrierte Prozess vermeidet doppelte Dateneingaben, reduziert Fehler und sichert die Datenkonsistenz zwischen der Personalbeschaffung und der Personaladministration.

SAP E-Recruiting stellt Standardberichte zur Verfügung, mit denen sich der gesamte Beschaffungsprozess analysieren lässt. Wichtige Kennzahlen wie die Anzahl der Bewerbungen pro Kanal, die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung (Time-to-Hire) oder die Kosten pro Einstellung können ausgewertet werden. Diese Auswertungen helfen Personalabteilungen dabei, ihre Recruiting-Strategien zu bewerten und datengestützt zu optimieren.

Zur grundlegenden Konfiguration gehören technische Einstellungen wie die Anbindung an das ERP-System und die Einrichtung von RFC-Verbindungen. Funktional werden Prozesse wie Bewerbervorgänge, Korrespondenzvorlagen und Fragebögen an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst. Außerdem wird die Integration mit der Karriereseite und externen Jobbörsen eingerichtet, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.