SAP® HCM Personalabrechnung (HR)

SAP HCM Personalabrechnung (oder SAP Payroll) ist ein Kernmodul der SAP Human Capital Management Suite zur Abwicklung aller Prozesse der Entgeltabrechnung. Es ermöglicht die automatisierte Berechnung von Löhnen und Gehältern, Steuern sowie Sozialabgaben unter Berücksichtigung gesetzlicher und tariflicher Vorschriften. Unternehmen nutzen es, um die Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeitenden präzise, regelkonform und effizient durchzuführen und Folgeaktivitäten wie Zahlungen oder Meldungen anzustoßen.

Die Personalabrechnung in SAP folgt einem strukturierten Prozess, der in der Regel monatlich abläuft. Zuerst werden die Stammdaten der Mitarbeitenden geprüft und die Abrechnung für einen bestimmten Abrechnungskreis freigegeben. Anschließend startet der Abrechnungslauf, bei dem das System das Brutto- und Nettoentgelt berechnet. Nach einer Prüfung der Ergebnisse können eventuelle Korrekturen vorgenommen werden, bevor die Abrechnung abgeschlossen und die Folgeprozesse gestartet werden.

Für eine korrekte SAP-Abrechnung sind abrechnungsrelevante Stammdaten entscheidend, die in sogenannten Infotypen gespeichert werden. Dazu gehören organisatorische Daten wie Kostenstelle (Infotyp 0001), persönliche Informationen (Infotyp 0002), Adressdaten (Infotyp 0006) und Bankverbindungen (Infotyp 0009). Besonders wichtig sind zudem steuer- und sozialversicherungsrelevante Daten (Infotypen 0012, 0013) sowie Gehalts- und Lohnbestandteile (Infotypen 0008, 0014, 0015).

Der Hauptunterschied liegt in der Bereitstellung: SAP HCM Payroll ist die traditionelle On-Premise-Lösung, die auf unternehmenseigenen Servern betrieben wird. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist hingegen die moderne, cloudbasierte Lösung, die als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten wird. Während die Berechnungskerne sehr ähnlich sind, bietet SuccessFactors eine flexiblere, webbasierte Oberfläche und ist auf strategisches Talentmanagement und eine verbesserte Employee Experience ausgerichtet.

Bei einem SAP-Abrechnungslauf berechnet das System für alle Mitarbeitenden eines Abrechnungskreises das individuelle Brutto- und Nettoentgelt für eine bestimmte Periode. Das Programm verarbeitet dazu alle relevanten Stamm- und Zeitdaten, berücksichtigt gesetzliche Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie individuelle Zahlungen oder Abzüge. Das Ergebnis wird gespeichert und kann anschließend für die Auszahlung und weitere Folgeprozesse verwendet werden.

Korrekturen für bereits abgeschlossene Abrechnungsperioden werden in SAP durch eine automatische Rückrechnung durchgeführt. Ändern Personaler:innen abrechnungsrelevante Daten in der Vergangenheit, erkennt das System dies und berechnet die betroffenen Vormonate im nächsten regulären Abrechnungslauf neu. Die entstehenden Differenzen werden dann mit der aktuellen Abrechnung verrechnet und ausgezahlt oder einbehalten. Für dringende Fälle gibt es zudem die Möglichkeit einer Korrekturabrechnung.

Das Abrechnungsprotokoll ist eine detaillierte Aufzeichnung des gesamten Rechenwegs während eines Abrechnungslaufs für einzelne Mitarbeitende. Es zeigt schrittweise, wie das System die einzelnen Lohnarten verarbeitet und das Endergebnis ermittelt. Personalsachbearbeitende nutzen das Protokoll vor allem zur Analyse und Fehlerfindung, insbesondere bei komplexen Abrechnungsfällen oder wenn das Ergebnis von den Erwartungen abweicht. Es wird typischerweise bei Testabrechnungen (Simulationen) aktiviert.

Nach einem erfolgreichen Abrechnungslauf müssen verschiedene Folgeaktivitäten durchgeführt werden. Dazu gehören die Erstellung der Entgeltnachweise für die Mitarbeitenden, die Durchführung der Banküberweisungen für Gehälter und andere Zahlungen sowie die Überleitung der Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung (FI/CO). Ebenso müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an Sozialversicherungsträger (DEÜV) und Finanzämter erstellt und übermittelt werden.

Eine DEÜV-Meldung ist eine elektronische Meldung an die Sozialversicherungsträger, die durch die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) gesetzlich vorgeschrieben ist. SAP HCM erstellt diese Meldungen automatisch nach der Personalabrechnung, zum Beispiel bei Beginn oder Ende einer Beschäftigung, bei Unterbrechungen oder am Jahresende. Sie enthalten wichtige Daten zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung einer Person und werden über gesicherte Verfahren an die Krankenkassen übermittelt.

SAP Payroll bietet eine Vielzahl von Standardberichten für Auswertungen und Statistiken. Dazu zählen zum Beispiel das Lohnkonto, die Lohnartenübersicht, mit der sich die Verwendung und Werte einzelner Lohnarten nachvollziehen lassen, und das Abrechnungsjournal, das eine zusammengefasste Übersicht der Abrechnungsergebnisse liefert. Darüber hinaus können Personalabteilungen mit Werkzeugen wie der Ad-hoc-Query oder dem Query Manager flexible, benutzerdefinierte Berichte erstellen, um spezifische Fragestellungen zu beantworten.