SAP® HCM Konfiguration Personalstammdaten (HR)

SAP Human Capital Management (HCM) ist ein zentrales Modul von SAP, das personalwirtschaftliche Prozesse digital abbildet und verwaltet. Es unterstützt Personalabteilungen bei Aufgaben wie der Personalabrechnung, der Zeitwirtschaft und der Personalentwicklung. Ziel ist die effiziente und integrierte Verwaltung aller mitarbeitendenbezogenen Daten und Abläufe, um die Personalarbeit zu optimieren und zu vereinfachen.

Personalstammdaten sind alle grundlegenden Informationen über die Mitarbeitenden, die zentral im SAP-System gespeichert werden. Dazu gehören persönliche Daten wie Name und Adresse, organisatorische Zuordnungen wie Abteilung und Kostenstelle sowie abrechnungsrelevante Informationen wie Gehalt und Sozialversicherungsnummer. Diese Daten werden in sogenannten Infotypen strukturiert und bilden die Grundlage für alle HR-Prozesse.

Ein Infotyp ist eine logische Zusammenfassung von Datenfeldern, die Personalstammdaten strukturiert speichert. Jeder Infotyp hat eine eindeutige vierstellige Nummer, zum Beispiel „0002“ für „Daten zur Person“. Infotypen ermöglichen eine historienfähige Speicherung mit Gültigkeitszeiträumen, sodass Änderungen an den Daten von Mitarbeitenden lückenlos nachvollziehbar bleiben und Auswertungen zu jedem Zeitpunkt möglich sind.

Die Mitarbeitergruppe gliedert die Belegschaft grob, zum Beispiel in aktive Mitarbeitende, Rentner:innen oder Bewerbende. Der Mitarbeiterkreis unterteilt diese Gruppen weiter, beispielsweise bei aktiven Mitarbeitenden in gewerbliche, angestellte oder leitende Personen. Beide Objekte sind zentrale Steuerungselemente im Customizing, die beispielsweise die Zulässigkeit von Lohnarten und die Personalabrechnung beeinflussen.

Die Unternehmensstruktur wird durch Elemente wie den Buchungskreis, den Personalbereich und den Personalteilbereich abgebildet. Der Personalbereich repräsentiert eine eigenständige Einheit, zum Beispiel einen Standort, während Personalteilbereiche diesen weiter untergliedern, etwa in Verwaltung und Produktion. Zusammen mit der Personal- und Organisationsstruktur bildet dies das organisatorische Gerüst für die Zuordnung aller Mitarbeitenden.

Eine Personalmaßnahme fasst mehrere Infotypen zusammen, die für einen komplexen Vorgang wie eine Einstellung oder einen Austritt nacheinander bearbeitet werden müssen. Das System führt die bearbeitende Person schrittweise durch alle relevanten Eingabemasken. Dies stellt sicher, dass alle notwendigen Daten für den jeweiligen Geschäftsvorfall vollständig und in der korrekten Reihenfolge erfasst werden.

Merkmale, auch Features genannt, sind Entscheidungsbäume im SAP-System, die es ermöglichen, Vorschlagswerte oder Abläufe dynamisch zu steuern. Anhand von Abfragen auf organisatorische oder persönliche Daten wird ein bestimmter Rückgabewert ermittelt. Ein Merkmal kann zum Beispiel abhängig vom Personalbereich automatisch den korrekten Abrechnungskreis für eine Person vorschlagen und so die manuelle Dateneingabe reduzieren.

Dynamische Maßnahmen sind automatische Folgeschritte, die bei der Bearbeitung eines Infotyps ausgelöst werden können. Wenn eine bestimmte Eingabe gemacht wird, kann das System automatisch einen anderen Infotyp zur Bearbeitung aufrufen, Felder vorbelegen oder Eingaben validieren. Sie dienen der Prozessautomatisierung und helfen, die Datenkonsistenz zu sichern sowie den Erfassungsaufwand für die Personalabteilung zu reduzieren.

Oberflächen und Infotyp-Menüs lassen sich im Customizing an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. So können einzelne Felder eines Infotyps ausgeblendet oder als Mussfelder definiert und die Reihenfolge der Infotypen in einer Personalmaßnahme geändert werden. Ziel ist es, die Benutzeroberfläche für die Sachbearbeitenden zu vereinfachen und die Eingabeprozesse durch eine intuitive und fehlerreduzierte Datenpflege zu optimieren.

Lohnarten werden im Lohnartenkatalog über das Customizing konfiguriert und verwaltet. Für jede Lohnart werden ihre Eigenschaften definiert, zum Beispiel wie sie in der Personalabrechnung verarbeitet, steuer- und sozialversicherungsrechtlich behandelt und in die Finanzbuchhaltung gebucht wird. Eine korrekte Konfiguration ist entscheidend für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung der Mitarbeitenden und die Anbindung an das Rechnungswesen.