SAP® Entgeltabrechnung – Grundlagen

Die SAP Entgeltabrechnung ist ein Kernmodul von SAP ERP HCM zur automatisierten Berechnung von Löhnen und Gehältern. Es verarbeitet alle abrechnungsrelevanten Daten wie Arbeitszeiten, Bezüge und gesetzliche Abzüge, um eine korrekte und pünktliche Bezahlung der Mitarbeitenden sicherzustellen. Das Modul berücksichtigt dabei komplexe länderspezifische Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften und unterstützt alle nachfolgenden Prozesse.

Der SAP Abrechnungslauf ist ein mehrstufiger Prozess, der mit der Freigabe des Abrechnungskreises beginnt, wodurch die Stammdaten für Änderungen gesperrt werden. Anschließend startet das Abrechnungsprogramm, welches für jede:n Mitarbeitende:n das Brutto- und Nettoentgelt anhand definierter Rechenregeln ermittelt. Nach erfolgreicher Prüfung der Ergebnisse werden die Folgeaktivitäten wie die Erstellung der Entgeltnachweise und die Buchung ins Rechnungswesen angestoßen.

Lohnarten sind zentrale Steuerungselemente, die Geldbeträge oder Zeiteinheiten für die Abrechnung klassifizieren. Sie bestimmen, wie ein Wert verarbeitet wird, zum Beispiel ob er steuer- oder sozialversicherungspflichtig ist und ins Bruttoentgelt einfließt. Unterschieden wird zwischen primären Lohnarten wie Grundgehalt oder Boni und sekundären, vom System generierten technischen Lohnarten für die interne Verarbeitung.

Ein Abrechnungsschema ist der Fahrplan für den Abrechnungslauf und legt die exakte Reihenfolge der Verarbeitungsschritte fest. Es besteht aus einer Abfolge von Rechenregeln, Funktionen und Operationen, die definieren, wie das System die Lohn- und Gehaltsabrechnung für eine:n Mitarbeitende:n durchführt. SAP liefert länderspezifische Standardschemas, die Unternehmen als Vorlage für ihre individuellen Anforderungen anpassen können.

Ein Abrechnungskreis fasst alle Mitarbeitenden zusammen, für die die Entgeltabrechnung zum selben Zeitpunkt und mit derselben Periodizität, zum Beispiel monatlich, durchgeführt wird. Er ist eine wesentliche organisatorische Einheit, die den genauen Abrechnungszeitraum und das Zahldatum festlegt. Über den Abrechnungskreis wird somit gesteuert, welche Personengruppe gemeinsam für eine bestimmte Periode abgerechnet wird.

Eine Korrektur bereits abgeschlossener Abrechnungsperioden erfolgt in SAP durch eine sogenannte Rückrechnung. Ändern sich abrechnungsrelevante Stamm- oder Zeitdaten rückwirkend, löst das System im nächsten regulären Abrechnungslauf automatisch eine Neuberechnung für die betroffenen Vormonate aus. Die dabei entstehenden Differenzbeträge werden in der aktuellen Periode verrechnet und ausgezahlt oder einbehalten.

Nach dem Abrechnungslauf werden die Ergebnisse in einem Buchungslauf zusammengefasst und für die Finanzbuchhaltung (FI) und das Controlling (CO) aufbereitet. Das System erzeugt daraus einen Buchungsbeleg, der die Aufwände und Verbindlichkeiten den passenden Sachkonten im FI und den Kostenstellen im CO zuordnet. Dieser Prozess stellt die korrekte buchhalterische Erfassung aller Personalkosten im Rechnungswesen sicher.

Mit SAP werden diverse gesetzlich vorgeschriebene Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger elektronisch übermittelt. Dazu gehören insbesondere die Beitragsnachweise für die Krankenkassen, die DEÜV-Meldungen zur Sozialversicherung und die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt. Auch Entgeltersatzleistungen (EEL) oder A1-Bescheinigungen für Entsendungen werden über diesen Weg automatisiert gemeldet.

Der Entgeltnachweis wird nach einem erfolgreichen Abrechnungslauf durch ein spezielles Druckprogramm erzeugt. Das System liest die Abrechnungsergebnisse und bereitet sie in einem vordefinierten Formular übersichtlich auf. Dieses listet alle Bruttobezüge, gesetzlichen Abzüge sowie den Nettoauszahlungsbetrag auf. Oft wird der Entgeltnachweis den Mitarbeitenden digital über ein Self-Service-Portal (ESS) zur Verfügung gestellt.

Das Lohnjournal ist ein detaillierter Bericht, der die Abrechnungsdaten mehrerer Mitarbeitenden für eine bestimmte Periode zusammenfasst. Es listet für jede Person alle Lohnarten und die dazugehörigen Beträge auf und dient als wichtiges Kontroll- und Revisionsinstrument. Mit dem Lohnjournal lassen sich Abrechnungsergebnisse detailliert nachvollziehen, Fehler identifizieren und Daten über mehrere Perioden hinweg analysieren.