SAP® ABAP® Query

Eine SAP ABAP Query ist ein Werkzeug innerhalb von SAP, mit dem Anwendende auch ohne Programmierkenntnisse eigene Berichte und Listen erstellen können. Es ermöglicht die flexible Auswertung von Daten, die in verschiedenen SAP-Tabellen gespeichert sind. Nutzende können damit schnell und einfach individuelle Reports wie Grundlisten, Statistiken oder Ranglisten generieren, um spezifische Fragestellungen zu beantworten und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Eine SAP Query funktioniert durch das Zusammenspiel von Benutzergruppen, InfoSets und der eigentlichen Query-Definition. Zuerst wird in einem InfoSet die Datenbasis durch die Auswahl von Tabellen und Feldern festgelegt. Anschließend wird dieses InfoSet einer Benutzergruppe zugeordnet, um den Zugriff zu regeln. In der Query selbst definieren die Anwendenden dann die Selektionskriterien und das Layout der Ausgabeliste, um den gewünschten Bericht zu erstellen.

Der Hauptunterschied liegt im Erstellungsaufwand und der Flexibilität. Eine SAP Query wird über eine grafische Oberfläche konfiguriert und erfordert keine ABAP-Programmierkenntnisse, was sie ideal für schnelle, benutzerdefinierte Auswertungen durch Fachanwendende macht. Ein ABAP Report hingegen wird von Entwickler:innen individuell programmiert, bietet dadurch maximale Flexibilität für komplexe Logiken und Anforderungen, ist aber in der Erstellung deutlich aufwendiger.

Ein InfoSet ist die Datengrundlage für jede SAP Query und stellt eine logische Sicht auf Datenquellen dar. Es bündelt Felder aus einer oder mehreren Datenbanktabellen und beschreibt, welche dieser Felder in einer Query zur Auswertung zur Verfügung stehen. Durch die Definition von InfoSets wird der Datenzugriff für die Berichtserstellung vereinfacht und strukturiert, ohne dass die Anwendenden die genauen Tabellenbeziehungen kennen müssen.

Die zentralen Transaktionen für SAP Queries sind SQ01, SQ02 und SQ03. Mit der Transaktion SQ01 werden die eigentlichen Queries gepflegt, also erstellt, geändert und ausgeführt. Die Transaktion SQ02 dient der Verwaltung der InfoSets, welche die Datenbasis für die Queries bilden. In der Transaktion SQ03 werden die Benutzergruppen angelegt und verwaltet, um den Zugriff auf Queries und InfoSets zu steuern.

Um eine einfache Liste zu erstellen, starten Sie die Transaktion SQ01 und wählen Ihre Benutzergruppe und ein passendes InfoSet aus. Nach dem Anlegen einer neuen Query gelangen Sie in den Query Painter. Dort wählen Sie per Drag-and-drop oder durch Markieren die gewünschten Felder für die Selektionsmaske und für die Listenausgabe aus. Anschließend können Sie die Query testen und ausführen, um die Ergebnisliste zu erhalten.

Benutzergruppen dienen dazu, den Zugriff auf Queries und InfoSets zu organisieren und zu steuern. Anwendende werden einer oder mehreren Gruppen zugeordnet und können nur die Queries erstellen oder ausführen, die ihrer Gruppe zugewiesen sind. Dies grenzt verschiedene Anwendungsbereiche voneinander ab und stellt sicher, dass jede Person nur auf die für ihre Aufgaben relevanten Datenmengen zugreifen kann, was der Datensicherheit und Übersichtlichkeit dient.

Nachdem Sie eine SAP Query ausgeführt haben und die Ergebnisliste im SAP List Viewer (ALV) angezeigt wird, können Sie die Daten einfach exportieren. In der Regel finden Sie in der ALV-Symbolleiste eine Export-Funktion, oft dargestellt durch ein Tabellen-Icon. Dort wählen Sie die Option „Tabellenkalkulation“ oder „Lokale Datei“ und können das gewünschte Format (z.B. XLS, XLSX oder Text mit Tabulatoren) für den Download nach Microsoft Excel festlegen.

Berechnete Felder, auch lokale Felder genannt, können direkt im Query Painter (Transaktion SQ01) hinzugefügt werden. Über den Menüpunkt „Bearbeiten > Lokales Feld > Anlegen“ öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Feld benennen und als Berechnungsfeld definieren. In der Formel können Sie auf andere Felder der Query zugreifen und arithmetische Operationen (+, -, *, /) oder einfache logische Bedingungen anwenden, um neue Kennzahlen zu berechnen.

Sortierungen und Summierungen können im Layout-Modus der Query (Transaktion SQ01) definiert werden. Für eine Sortierung legen Sie eine Reihenfolge der Felder fest, nach denen die Liste gruppiert werden soll. Für numerische Felder wird standardmäßig eine Gesamtsumme gebildet. Wenn Sie eine Sortierung verwenden, werden automatisch auch Zwischensummen pro Sortierstufe ausgegeben, was detaillierte Analysen innerhalb der Ergebnisliste ermöglicht.