Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware

Das IFM Institut für Managementberatung arbeitet seit fast 30 Jahren mit Payroll-Expert:innen im Bereich der Wissensvermittlung zusammen. Zum Angebot des IFM gehören Schulungen von Firmen und geförderte Weiterbildungen. Das IFM beobachtet bei der Schulung von Fach- und Führungskräften aus Unternehmen in den letzten Jahren eine hohe Nachfrage nach Themen im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Der Expert:innenaustausch und die Wissensvermittlung an verschiedene Zielgruppen ermöglichen dem IFM, Lerninhalte kontinuierlich an die Bedarfe der Wirtschaft anzupassen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortet die pünktliche und korrekte Entlohnung von Mitarbeitenden. Sie ist eine zentrale Aufgabe im Personalwesen, die für

• die Einhaltung von (auch internationalen) gesetzlichen Vorschriften und Gesetzen,
• die Abbildung der finanziellen Stabilität des Unternehmens,
• die Vermeidung von Kosten (z. B. Compliance-Kosten) und
• die Verbesserung der Mitarbeitendenbindung und -moral sorgt.

1. Der „Hays-Fachkräfteindex HR“ wertet regelmäßig die Nachfrage nach HR-Fachkräften aus. Im 4. Quartal 2024 lag der Index – trotz eines Rückgangs in den Vorjahresquartalen – im Vergleich zum 1. Quartal 2015 bei 121 %. In anderen Worten sind HR-Fachkräfte aktuell weit mehr als doppelt so stark nachgefragt als 2015:
   

   

2. Das IAB der Bundesagentur für Arbeit zeigt im Job Futuromat, dass seit 2012 die Zahl der Beschäftigten in der Buchhaltung mit +3,4 % konstant geblieben sind. Die Zahl der offenen Stellen hat sich dagegen um 92,4 % erhöht. Das monatliche Bruttoarbeitsentgelt ist seit 2021 um 30,5 % gestiegen und lag Ende 2023 mit 4.080 € um 7,5 % über dem aller sozialversicherungspflichtig Beschäftigten (3.796 €).
   
   
3. Laut Medienberichten gibt es Komplexe Herausforderungen in der Lohnbuchhaltung (Haufe 2024), wozu der zunehmende Fachkräftemangel durch fehlenden Nachwuchs zählt.
   
   
4. In Jobportalen sind folglich bundesweit Hunderte von Stellen in diesem Bereich ausgeschrieben, z. B. als Mitarbeiter:in, Sachbearbeiter:in oder Personalsachbearbeiter:in Lohn- und Gehaltsabrechnung / Personalverwaltung / Entgeltabrechnung, kaufmännische Mitarbeiter:in für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Payroll Specialist oder Payroll Administrator.
   
   
5. Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind an keine Branche gebunden, was einen allgemeinen Vorteil für die Eingliederung in den Arbeitsmarkt darstellt und auch Quereinsteigern den beruflichen Einstieg in den HR-Bereich ermöglicht.
   
   
6. Die Chancen auf dem Arbeitsmarkt können durch den Erwerb von Kenntnissen in Buchhaltungssoftwares wie DATEV pro oder Lexware, für die das IFM ergänzende Weiterbildungen anbietet, zusätzlich verbessert werden.
   
   
7. Eine Weiterbildung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung öffnet weitere Aufstiegsmöglichkeiten für Arbeitsuchende, z. B. als Personalreferent:in oder Personalmanager:in.

Aus diesen Gründen ist eine berufliche Qualifizierung in diesem Bereich für eine breite Zielgruppe interessant, um die eigenen Einstiegschancen mit einer Spezialisierung auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern.

Lexware gehört zur Haufe Group SE, dem größten Medien- und Softwarehaus mit Diensten im Bereich HR, Anwendungen für Buchhaltungen und Weiterbildungen im deutschsprachigen Raum. Die Buchhaltungssoftware von Lexware richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die als potenzielle Arbeitgeber attraktiv für Arbeitsuchende sind sowie an Freiberufler und Selbstständige.

KMU umfassen einen Großteil des Arbeitsmarktes. Laut Lexware und Statista (2024) ist die Zahl der Unternehmen, Umsätze und Mitarbeitenden in Kleinstunternehmen, Kleinunternehmen und mittleren Unternehmen seit 2019 gestiegen:

Da jedes Unternehmen auf eine Buchhaltung angewiesen ist, öffnet sich ein großer Jobmarkt für ausgebildete Fachkräfte. Nach Abschluss einer beruflichen Qualifizierung ist z. B. eine Tätigkeit als Lohnbuchhalter oder unterstützende Tätigkeiten im Bereich der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung möglich.

• In der Studie „Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung im Jahr 2024“ von ADP wurde 1.700 Entscheidungsträger:innen zur Entgeltabrechnung befragt. Laut Umfrage liegt die Genauigkeit der Entgeltabrechnung im Durchschnitt bei nur 78 %. In anderen Worten sind 22 % der Entgeltabrechnungen fehlerhaft. 57 % der Befragten geben an, dass ihre Entgeltabrechnung vom Fachkräftemangel betroffen ist.
  
  
• Eine Studie von Personio (2024), bei der 500 HR- und Lohnverantwortliche von KMUs befragt wurden, beschreibt, dass 90 % der Unternehmen regelmäßig Beschwerden zu Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitenden erhalten. Laut Studie sehen ca. ein Viertel der Befragten für die Zukunft die Vergrößerung ihres Payroll-Teams, sehen aber auch, dass HR-Talente im Fachkräftemangel schwer zu finden sind. Ein Viertel wünscht sich verbesserte Trainingsangebote für Payroll-Teams.
  
  
• Laut dem „Global Payroll Complexity Index Report 2023“ (GPCI) von Strada ist Deutschland auf Platz 2 der Länder mit der höchsten Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung – und damit höher als zuvor 2021 auf Platz 4 eingestuft. Als Hauptfaktoren für die Komplexität nennt die Studie die Anzahl von Pflichtabzügen und für die Verarbeitung erforderlicher Datenfelder sowie die unterschiedliche. Laut GPCI sind die Antworten auf die Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Fachwissen und maßgeschneiderte Lösungen.
  
  
• Im „Payroll Proficiency Index 2022“ von SD Worx, bei dem 1.300 Verantwortliche aus Unternehmen in fünf europäischen Ländern befragt wurden, liegt Deutschland mit Platz elf auf dem drittletzten Platz im Ranking der Effizienz der Gehaltsabrechnung. Die wichtigsten Faktoren sind laut Studie: Gesetzgebung, Technologie, Vergütung, eigenes Fachwissen, Personalbestand und externe Partner:innen. Knapp die Hälfte der Personalleiter:innen meint, dass der Zugang zu speziellem Wissen und Know-how für die Gehaltsabrechnung wichtig ist.

Lohn- und Gehaltsbuchhalter:innen sind im Zuge des Fachkräftemangels und der Digitalisierung auf dem Arbeitsmarkt weiterhin stark nachgefragt, da die Optimierung der Payroll eine zentrale Aufgabe des Personalwesens ist. Mit zunehmender Regulierungsdichte und komplexen gesetzlichen Vorgaben im Arbeits- und Steuerrecht sind Unternehmen auf Fachkräfte angewiesen, die sich mit diesen Anforderungen auskennen und gesetzeskonforme Abrechnungen sicherstellen. Fehler in der Lohnabrechnung können zu finanziellen Strafen und zur Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden führen, weshalb Unternehmen verstärkt qualifiziertes Personal benötigen.

Mit einer Weiterbildung im Bereich Lohn und Gehalt können Fach- und Führungskräfte:

• ihre vorhandenen Berufskenntnisse mit Expert:innenwissen erweitern, um ihre Einstiegschancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern und
• Zugang zu hoch nachgefragten und spezialisierten Stellenangeboten auf dem aktuellen Arbeitsmarkt gewinnen.

Eine berufliche Qualifizierung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermittelt nicht nur wichtige Basiskenntnisse für die Berufspraxis. Er dient zusätzlich als wichtige Grundlage für weitere Karrierewege im HR-Bereich durch den Erwerb von Anwendungskenntnissen in unterschiedlichen Buchhaltungssoftwares. Die Weiterbildung stärkt durch die Ergänzung vorhandener und den Erwerb neuer Kenntnisse die Chancengleichheit von Fach- und Führungskräften auf dem Arbeitsmarkt.