Office Management mit KI

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AZAV - zertifiziert
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20 Tage | 8:30 – 15:45 Uhr
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Überblick & Relevanz

Der Vorteil einer Ausbildung im Office Management liegt im breiten Einsatzbereich der erlernten Kenntnisse. Welches Unternehmen funktioniert heute ohne ein organisiertes Office? Positionen als Office Manager:in, Bürokraft, Sekretär:in und Assistenz werden in allen Geschäftszweigen und -ebenen gesucht. In unserem Kurs qualifizieren wir Sie für die vielfältigen Aufgaben im Office Management. Sie lernen die sichere Abwicklung von Geschäftskorrespondenzen (Post/E-Mail), wie Sie Ihren Arbeitsplatz organisatorisch zu Ihrem zweiten Zuhause machen und den Kontakt mit Kund:innen professionell zu meistern. Wir legen großen Wert auf eine Ausbildung mit Praxisrelevanz, weshalb Sie gelernte Inhalte stets in Vorträgen, Übungen und Rollenspielen ausprobieren. Was Sie mitbringen müssen? Organisationsvermögen, Offenheit für den Umgang mit Menschen und den Willen, Ihre berufliche Zukunft in die Hand zu nehmen.

Seminarinhalt

Schritt für Schritt ans Ziel

Grundlagen des Büromanagements

  • Einführung in das moderne Büromanagement
    • Definition und Bedeutung des Büromanagements.
    • Anforderungen an Bürofachkräfte im modernen Arbeitsumfeld.
    • Umweltschutz, Ergonomie, Unfallverhütung
    • Typische Aufgaben: Terminplanung, Organisation, Kommunikation.
    • Interaktive Gruppenübung: Analyse von Tagesabläufen aus der Praxis
  • Ziele und Aufgaben eines Büromanagers
    • Wichtige Kompetenzen: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität.
    • Abgrenzung zu anderen Berufsbildern im administrativen Bereich.
    • Rollenspiel: Aufgaben eines Büromanagers identifizieren und priorisieren.
  • Zeitmanagement und Priorisierungstechniken
    • Prinzipien des Zeitmanagements: SMART-Ziele, ALPEN-Methode.
    • Techniken zur Priorisierung: Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip.
    • Praktische Übungen: Erstellung eines Tagesplans und Priorisierungsübungen.
    • Diskussion: Häufige Zeitfresser und wie man sie vermeidet.
  • Strukturierung des Arbeitsalltags
    • Entwicklung effektiver Arbeitsroutinen.
    • Erstellung von Checklisten und Workflows.
    • Vergleich von analogen und digitalen Ablagesystemen.
    • Workshop: Erstellung einer individuellen Checkliste für den Arbeitsalltag
  • Professionelle Korrespondenz: E-Mails, Briefe und Protokolle
    • Aufbau und Stil von Geschäftskorrespondenz.
    • Häufige Fehlerquellen und wie man sie vermeidet.
    • Protokolle verfassen: Ziel, Struktur, Sprache.
    • Schreibübung Erstellung eines professionellen E-Mail-Entwurfs

Kommunikation und Kundenorientierung

  • Grundlagen der Kommunikation im Büro
    • Kommunikationsmodelle (z. B. Sender-Empfänger-Modell)
    • Aktives Zuhören und Fragetechniken.
    • Praktische Übungen: Simulation von Gesprächssituationen
    • Diskussion: Typische Kommunikationsfehler im Büroalltag
  • Grundlagen der Kundenorientierung
    • Definition und Bedeutung von Kundenorientierung
    • Erkennen und Verstehen von Kundenbedürfnissen
    • Kommunikationsstrategien für den professionellen Kundenkontakt
    • Beschwerdemanagement
    • Fallstudien: Analyse und Diskussion von Kundenanfragen
  • Telefontraining: Professionelles Telefonverhalten
    • Telefonetikette: Begrüßung, Weiterleitung, Verabschiedung
    • Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern
    • Praktische Rollenspiele: Simulation von Telefongesprächen

Moderne Büroorganisation und Digitalisierung

  • Einführung in digitale Tools für das Büromanagement
    • Vorstellung moderner Softwarelösungen: Microsoft 365, Google Workspace
    • Funktionen und Einsatz von Projektmanagement-Tools: Trello, Asana
    • Gruppenübung: Vergleich und Auswahl geeigneter Tools für bestimmte Szenarien
  • E-Mail-Management und digitale Kalenderorganisation
    • Best Practices für den Umgang mit E-Mails: Inbox Zero, Filter setzen
    • Kalender effizient nutzen: Terminserien, Erinnerungen
    • Workshop: Einrichtung eines digitalen Kalenders und Verknüpfung mit E-Mails
  • Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verstehen und anwenden
    • Funktionen eines DMS: Archivierung, Suchfunktionen
    • Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit
    • Praktische Übungen: Organisation von Dokumenten in einem DMS
  • Zusammenarbeit in virtuellen Teams
    • Besonderheiten der Zusammenarbeit über Distanz.
    • Nutzung von Tools wie MS Teams, Slack, Zoom
    • Rollenspiel: Virtuelles Meeting mit Agenda und Feedbackrunde
  • Cloud Computing und Datenspeicherung
    • Grundlagen des Cloud Computing: Was ist die Cloud?
    • Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen
    • Praktische Beispiele: Google Drive, OneDrive, Dropbox
    • Gruppenarbeit: Entwicklung eines Cloud-basierten Projekts
  • Grundlagen der Künstlichen Intelligenz
    • Definition und Einsatzgebiete von KI im Büromanagement
    • Chancen und Grenzen von KI-Tools
    • Datenschutz und ethische Aspekte bei der KI-Nutzung
    • Diskussion: Reale Beispiele und Zukunftsperspektiven

Organisation und Planung

  • Projektmanagement-Grundlagen
    • Grundbegriffe des Projektmanagements
    • Einführung in agile Methoden: Kanban, Kreativitätsmethoden
    • Praktische Anwendungen: Erstellen eines Kanban-Boards
  • Veranstaltungs- und Terminmanagement
    • Planung und Organisation von Meetings: Agenda, Teilnehmer, Technik
    • Nachbereitung von Terminen: Protokolle und Aufgabenverfolgung
    • Praktische Übung: Organisation eines fiktiven Meetings mit Nachbereitung
  • Reisemanagement: Planung und Buchung von Geschäftsreisen
    • Auswahl geeigneter Transportmittel und Unterkünfte
    • Nutzung von Buchungstools und Vergleichsportalen
    • Workshop: Erstellung eines detaillierten Reiseplans

  • Interne, schriftliche Prüfung
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Bildungsgutschein beantragen – so einfach geht es

1
Von uns kostenlos beraten lassen
Sie haben einen Weiterbildungstermin im Blick? Wählen Sie ihn oben aus und klicken Sie auf den Button – oder buchen Sie hier direkt einen Termin.
In der Beratung klären wir gemeinsam, welches Seminar zu Ihrem Bildungsziel passt und wie die Förderung abläuft.
2
Angebot erhalten
Sie erhalten von uns ein schriftliches Angebot für Ihr Wunschseminar – die Grundlage für Ihren Antrag.
Das Angebot enthält Seminarinhalte, Dauer, Termine und die Kosten – alle Angaben, die Ihre Agentur für Arbeit oder Ihr Jobcenter für die Bewilligung benötigt.
3
Bildungsgutschein erhalten
Reichen Sie unser Angebot bei Ihrer Agentur für Arbeit oder Ihrem Jobcenter ein. Bei Bewilligung stellt man Ihnen den Bildungsgutschein aus.
Auf dem Gutschein stehen Ihr Bildungsziel, die maximale Dauer und die Gültigkeitsregion. Wichtig: Der Gutschein ist befristet – lösen Sie ihn vor Seminarbeginn ein.
4
Gutschein bei uns einlösen
Lösen Sie Ihren Bildungsgutschein bei uns ein und nehmen Sie kostenfrei an der Weiterbildung teil. Fragen zum Ablauf beantwortet unsere Hilfe-Seite zum Bildungsgutschein.
Unsere Seminare sind AZAV-zertifiziert und damit für die Einlösung zugelassen. Die Abwicklung mit dem Kostenträger übernehmen wir für Sie.
5
Kostenfrei teilnehmen
0 € – für Sie entstehen keine Kosten. Ihre Teilnahme ist vollständig gefördert; die Lehrgangskosten trägt die Agentur für Arbeit bzw. das Jobcenter.
Der Bildungsgutschein ist eine Ermessensleistung – ein Rechtsanspruch besteht nicht. Gern beraten wir Sie zu Voraussetzungen und Einlösung.

Das schätzen unsere Kunden

Inklusivleistungen – Ihr Rundum-Sorglos-Paket

Open Badges & Zertifikat

Digitale Zertifikate zum teilen mit Ihren Kollegen und Arbeitgeber. Lassen Sie Ihr Sociales Umfeld wissen wie erfolgreich Sie sind. Ein Klassisches Zertifikat als pdf erhalten Sie bei uns auch.

★ ZERTIFIKAT ★
Office Management mit KI

Wir begleiten Sie

Wir nehmen uns Zeit für Sie – mit individueller Beratung und einem offenen Ohr während Ihrer gesamten Qualifizierung.

Professionelle Script & Schulungsunterlagen

Sie erhalten ein professionell aufbereitetes Script als digitalen Download – kompakt, übersichtlich und ideal zum späteren Nachschlagen und Vertiefen.

Küche zur freien Nutzung

Bei uns stillen Sie nicht nur Ihren Wissensdurst: In unserer Küche bekommen Sie heißes und kochendes Wasser und können sich Ihr Essen jederzeit warmmachen, damit Sie sich in der Pause rundum wohlfühlen.

Schnelles WLAN – Kostenfrei vor Ort

Recherchieren, lernen, dranbleiben – mit kostenfreiem WLAN sind Sie vor Ort jederzeit online.

Zielgruppe

Fachkräfte und Akademiker:innen

Ihre beruflichen Perspektiven

Die arbeitsmarktpolitische Relevanz einer beruflichen Qualifizierung in diesem Bereich liegt in den weiten beruflichen Anwendungsmöglichkeiten von Know-How im Büromanagement. Jedes Unternehmen braucht ein Office. Kaufmännische Kenntnisse werden deshalb überall in der Wirtschaft benötigt.

Das Büromanagement ist eine zuarbeitende, assistierende und serviceorientierte Aufgabe im Unternehmen. Es hat eine wichtige Schnittstellenfunktion im Unternehmen und unterstützt die Geschäftsführung und andere Arbeitsbereiche im Betrieb.

Eine Weiterbildung im Büromanagement ist eine passende Ergänzung vorhandener Kenntnisse für eine Vielzahl an Fach- und Führungskräften und eignet sich auch für Quereinsteiger:innen, um ihre Einstiegschancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern.

Weiterbildungsarbeit des IFM im Büromanagement

Das IFM arbeitet seit über 30 Jahren mit Office-Management-Expert:innen im Bereich der Wissensvermittlung zusammen. Zum Angebot des IFM gehören Schulungen von Firmen und geförderte Weiterbildungen.

Der Expert:innenaustausch und die Wissensvermittlung an verschiedene Zielgruppen ermöglichen dem IFM, Lerninhalte kontinuierlich an die Bedarfe der Wirtschaft anzupassen.

Das IFM veröffentlicht zudem regelmäßig informative Beiträge im eigenen Unternehmensblog. In der Google-Suche ist für den Suchbegriff „Office Manager“ ein Beitrag des IFM auf Platz 1 zu finden.

Rolle des Büromanagements im Unternehmen

Berufe im Büromanagement sind essenziell für das reibungslose Funktionieren von Unternehmen und Organisationen. Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Verwaltung, Organisation und Koordination betrieblicher Abläufe:

  • Effizienz administrativer und organisatorischen Aufgaben
  • Sicherstellung der Kommunikation im Unternehmen
  • Unterstützung der Geschäftsleitung
  • Optimierung von Unternehmensprozessen
  • Verwaltung von digitalen Arbeitsprozessen

Berufliche Perspektiven durch eine Weiterbildung im Büromanagement

In Jobportalen sind bundesweit täglich Stellenangebote zu finden für:

  • Fachkräfte, wie Büromanager:innen, Office Manager:innen, Assistenzen, Mitarbeitende oder Kaufleute für Büromanagement oder Office Management
  • Führungskräfte im Back Office, Büroleiter:innen oder Teamleiter:innen

Dabei sind die Aufgaben des Büromanagements unabhängig von Branchen, vorhandene Branchenkenntnisse können jedoch das Berufsprofil zusätzlich verbessern.

In Unternehmen können Aufgaben von Büromanager:innen variieren. Dadurch sind auch unterschiedliche Schwerpunkte und Weiterentwicklungschancen mit administrativen oder buchhalterischen Funktionen möglich.

Zukunftsfähigkeit des Büromanagements

Im digitalen Wandel brauchen Menschen in Unternehmen vor allem Unterstützung in Veränderungsprozessen. Assistenzkräfte können diese Rolle als „Change Agents“ (Bone 2021) einnehmen. Eine der wichtigsten Kompetenzen in der Digitalisierung ist Kommunikation. Viele Aufgaben im Büromanagement haben einen kommunikativen Schwerpunkt, wie das Führen von Geschäftskorrespondenzen oder die Rolle als Kontaktperson für Kunden, Dienstleitern und dem Team. Das Büromanagement dient als Schnittstelle für die interne und externe Kommunikation – eine Funktion, die auch in der Digitalisierung wichtig bleibt.

Studien zu kaufmännischen Berufen
  1. Die Studie „Der ehrliche Blick in die kaufmännische Abteilung“ (2024) der Diamant Software GmbH beschreibt, dass 77 % der Befragten die Aufgabe der kaufmännischen Abteilung im digitalen Wandel in der Sicherstellung der Stabilität sehen. Der kaufmännische Bereich bringt effizientiere Prozesse, Konstenkontrolle und finanzielle Sicherheit. 88,9 % der Unternehmen bieten Weiterbildung und Qualifizierung an, um kaufmännische Mitarbeitende zu finden und zu halten.

  2. Nach einer „Studie der Universität Bamberg im Auftrag der DATEV“ (2021) schätzen 95 Prozent der Befragten die Bedeutung kaufmännischer Daten für den Unternehmenserfolg vor allem kleiner und mittelständischer Unternehmen als sehr hoch oder hoch ein.

  3. Laut der Studie „Betriebswirtschaftliche Berufsbilder 2030 (2020) der Hochschule für Wirtschaft in Zürich wird bei den zukünftig relevanten Kompetenzen im betriebswirtschaftlichen Bereich der „Stellenwert von Fachwissen für Nachwuchskräfte in Zukunft unverändert hoch bleiben“. Der Erwerb dieses Fachwissens sei ferner Grundlage für den Erwerb weiterer Kompetenzen für die Digitalisierung.

Beruflichen Qualifizierung im Büromanagement als Chance

Das Büromanagement bleibt im Zuge der Digitalisierung und des Fachkräftemangels ein elementarer Aufgabenbereich, der in jedem Unternehmen erfüllt werden muss. Durch den Anstieg von Kommunikation und Interdisziplinarität in Unternehmen haben assistierende und zuarbeitende Tätigkeiten weiterhin eine hohe Bedeutung auf dem Arbeitsmarkt. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen zeigen einen großen potenziellen Arbeitsmarkt für Büromanager:innen. Das Büromanagement ist Grundlage für geordnete Abläufe, effiziente Kommunikation und den langfristen Unternehmenserfolg.

Durch eine berufliche Qualifizierung im Büromanagement können Weiterbildungsinteressierte:

  • ihre vorhandenen Berufskenntnisse mit Expertenwissen erweitern, um ihre Einstiegschancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern,
  • Zugang zu neuen Karrieremöglichkeiten im Office Management gewinnen und
  • sich eine Position im Arbeitsmarkt der Zukunft sichern.

Über ifmera academy

Seit 1993 Ihr Partner für berufliche Weiterbildung.

Die ifmera academy wurde 1993 gegründet und zählt heute zu den führenden Weiterbildungsanbietern im DACH-Raum. Über 30 Jahre praktische Erfahrung in Qualifizierung, Coaching und Consulting fließen in jedes unserer Angebote ein, von der Konzeption bis zur Durchführung.

Mit über 600 Seminar-Themen quer durch alle Branchen und Fachgebiete decken wir das gesamte Spektrum moderner Personalentwicklung ab. An 13 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie Live-Online sind wir überall dort, wo Sie uns brauchen.

Unser Portfolio reicht von offenen Seminaren, individuellen Firmen­seminaren, Business-Coaching bis hin zu Fernlehrgängen. Wir richten uns an Personalverantwortliche, Entscheider:innen sowie alle, die sich gezielt weiterentwickeln möchten, mit Anspruch auf geprüfte Qualität und didaktische Exzellenz.

Hinter jedem Seminar stehen Menschen: Unser Netzwerk aus über 1.000 erfahrenen Trainer:innen und Coach:innen bringt nicht nur fachliche Tiefe, sondern auch echte Praxiserfahrung mit. Mit Leidenschaft und didaktischem Know-how sorgen sie dafür, dass aus Wissen echtes Können wird, und dass jede:r Teilnehmer:in genau die Impulse mitnimmt, die im Berufsalltag den Unterschied machen.

Was uns antreibt? Wertschätzung, Qualität und Spaß am Lernen, daran messen wir jedes Seminar, jede:n Trainer:in und jedes Feedback.

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30+ Jahre
Erfahrung seit 1993
in Weiterbildung,
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